Делопроизводитель (5 уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Прием и первичная обработка входящих документов

2 . Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

3 . Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

4 . Регистрация входящих документов

5 . Организация доставки документов исполнителям

6 . Ведение базы данных документов организации

7 . Ведение информационно-справочной работы

8 . Обработка и отправка исходящих документов

9 . Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

10 . Контроль исполнения документов в организации

Необходимые умения

1 . Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

2 . Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

3 . Пользоваться справочно-правовыми системами

4 . Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

5 . Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

6 . Применять правила русского языка

7 . Применять навыки скоростного письма

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2 . Структура организации, руководство структурных подразделений

3 . Современные информационные технологии работы с документами

4 . Порядок работы с документами

5 . Схемы документооборота

6 . Системы скоростного письма

7 . Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

8 . Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

9 . Типовые сроки исполнения документов

10 . Принципы работы со сроковой картотекой

11 . Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

12 . Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

13 . Правила документационного обеспечения деятельности организации

14 . Виды документов, их назначение

15 . Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

16 . Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

17 . Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

18 . Системы электронного документооборота

19 . Правила и сроки отправки исходящих документов

20 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Разработка номенклатуры дел организации

2 . Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

3 . Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

4 . Формирование дел

5 . Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Необходимые умения

1 . Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

2 . Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

3 . Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения

4 . Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

5 . Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

6 . Формировать документы в дела с учетом их специфики

7 . Систематизировать документы внутри дела

8 . Обеспечивать сохранность и защиту документов организации

9 . Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2 . Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

3 . Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4 . Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

5 . Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

6 . Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

7 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

2 . Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

3 . Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

4 . Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

5 . Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

6 . Передача дел в архив организации

Необходимые умения

1 . Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения

2 . Оформлять документы экспертной комиссии

3 . Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов

4 . Производить хронологическо-структурную систематизацию дел

5 . Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения

6 . Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

7 . Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2 . Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

3 . Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4 . Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

5 . Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

6 . Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

7 . Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения

8 . Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

9 . Правила передачи дел в архив организации

10 . Требования охраны труда