Делопроизводитель (5 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Прием и первичная обработка входящих документов

2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

4. Регистрация входящих документов

5. Организация доставки документов исполнителям

6. Ведение базы данных документов организации

7. Ведение информационно-справочной работы

8. Обработка и отправка исходящих документов

9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

10. Контроль исполнения документов в организации

Необходимые умения

1. Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

2. Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

3. Пользоваться справочно-правовыми системами

4. Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

5. Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

6. Применять правила русского языка

7. Применять навыки скоростного письма

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2. Структура организации, руководство структурных подразделений

3. Современные информационные технологии работы с документами

4. Порядок работы с документами

5. Схемы документооборота

6. Системы скоростного письма

7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

9. Типовые сроки исполнения документов

10. Принципы работы со сроковой картотекой

11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

14. Виды документов, их назначение

15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

18. Системы электронного документооборота

19. Правила и сроки отправки исходящих документов

20. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Разработка номенклатуры дел организации

2. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

3. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

4. Формирование дел

5. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Необходимые умения

1. Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

2. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

3. Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения

4. Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

5. Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

6. Формировать документы в дела с учетом их специфики

7. Систематизировать документы внутри дела

8. Обеспечивать сохранность и защиту документов организации

9. Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

3. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

5. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

6. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

7. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению

2. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

3. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

4. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

5. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

6. Передача дел в архив организации

Необходимые умения

1. Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения

2. Оформлять документы экспертной комиссии

3. Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов

4. Производить хронологическо-структурную систематизацию дел

5. Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения

6. Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

7. Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

3. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

5. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

6. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

7. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения

8. Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами

9. Правила передачи дел в архив организации

10. Требования охраны труда