Секретарь-администратор (3 уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

2 . Регистрация поступающих телефонных звонков

3 . Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Необходимые умения

1 . Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

2 . Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

3 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

4 . Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

5 . Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

6 . Соблюдать служебный этикет

Необходимые знания

1 . Функции, задачи, структура организации, ее связи

2 . Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

3 . Этика делового общения

4 . Правила речевого этикета

5 . Требования охраны труда

6 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Трудовые действия

1 . Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

2 . Ведение журнала записи посетителей

3 . Учет посетителей и оформление пропусков

4 . Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

5 . Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

6 . Организация и бронирование переговорных комнат

7 . Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

8 . Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Необходимые умения

1 . Общаться с посетителями

2 . Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

3 . Вести учетные формы, использовать их для работы

4 . Создавать положительный имидж организации

5 . Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

6 . Применять информационно-коммуникационные технологии

7 . Обеспечивать конфиденциальность информации

Необходимые знания

1 . Правила организации приема посетителей

2 . Правила делового общения

3 . Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

4 . Правила организации приемов в офисе

5 . Правила сервировки чайного (кофейного) стола

6 . Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

7 . Этика делового общения

8 . Правила речевого этикета

9 . Требования охраны труда

10 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Трудовые действия

1 . Ведение журнала разъездов работников организации

2 . Координация работы курьеров и водителей организации

3 . Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей

4 . Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

Необходимые умения

1 . Составлять и вести учетные документы

2 . Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации

3 . Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации

4 . Оценивать результаты в рамках поставленных задач

5 . Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

1 . Правила речевого этикета

2 . Этика делового общения

3 . Требования охраны труда

4 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

5 . Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами