Секретарь-администратор (3 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

2. Регистрация поступающих телефонных звонков

3. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Необходимые умения

1. Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

2. Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

3. Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

4. Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

5. Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

6. Соблюдать служебный этикет

Необходимые знания

1. Функции, задачи, структура организации, ее связи

2. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

3. Этика делового общения

4. Правила речевого этикета

5. Требования охраны труда

6. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Трудовые действия

1. Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

2. Ведение журнала записи посетителей

3. Учет посетителей и оформление пропусков

4. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

5. Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

6. Организация и бронирование переговорных комнат

7. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

8. Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

Необходимые умения

1. Общаться с посетителями

2. Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

3. Вести учетные формы, использовать их для работы

4. Создавать положительный имидж организации

5. Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

6. Применять информационно-коммуникационные технологии

7. Обеспечивать конфиденциальность информации

Необходимые знания

1. Правила организации приема посетителей

2. Правила делового общения

3. Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

4. Правила организации приемов в офисе

5. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

6. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

7. Этика делового общения

8. Правила речевого этикета

9. Требования охраны труда

10. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Трудовые действия

1. Ведение журнала разъездов работников организации

2. Координация работы курьеров и водителей организации

3. Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей

4. Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

Необходимые умения

1. Составлять и вести учетные документы

2. Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации

3. Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации

4. Оценивать результаты в рамках поставленных задач

5. Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

1. Правила речевого этикета

2. Этика делового общения

3. Требования охраны труда

4. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

5. Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами