Специалист по документационному обеспечению управления многоквартирными домами (5 уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров

2 . Ведение учета сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров

3 . Прием от граждан документов регистрационного учета

4 . Работа с документами регистрационного учета

5 . Обработка и обновление необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров

6 . Внесение регистрационных данных о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных

7 . Ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях

8 . Передача документов в органы внутренних дел

Необходимые умения

1 . Обобщать и систематизировать информацию о собственниках и пользователях помещений в многоквартирном доме

2 . Вести картотеку сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме

3 . Документировать процедуры приема-передачи документов

4 . Вести прием граждан по вопросам регистрационного учета

5 . Пользоваться базами данных для сбора, актуализации и хранения информации о собственниках и нанимателях

6 . Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации

7 . Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией

Необходимые знания

1 . Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи

2 . Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации

3 . Основы миграционного законодательства Российской Федерации

4 . Требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных

5 . Основы конфликтологии

6 . Основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности

7 . Этика делового общения

Трудовые действия

1 . Регистрация и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации

2 . Составление графиков документооборота для документации по управлению многоквартирными домами

3 . Контроль соблюдения правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами

4 . Осуществление мероприятий по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению

5 . Оформление документации по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации

6 . Восстановление документации по управлению многоквартирными домами

7 . Внесение сведений документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных

8 . Контроль соответствия данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами

9 . Подготовка предложений по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации

10 . Осуществление процедур приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям)

Необходимые умения

1 . Составлять перечень документации по управлению многоквартирными домами для структурных подразделений и организации в целом

2 . Оформлять и регистрировать документацию по управлению многоквартирными домами

3 . Использовать современные технологии учета и хранения документации

4 . Составлять номенклатуру дел управляющей организации

5 . Оформлять дела для текущего хранения в организации документации по управлению многоквартирными домами

6 . Документировать факты утраты (отсутствия) документации по управлению многоквартирными домами

7 . Восстанавливать документацию по управлению многоквартирными домами

8 . Оформлять акты приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами

9 . Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов

10 . Работать в системе электронного документооборота организации

11 . Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации

12 . Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией

Необходимые знания

1 . Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи

2 . Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации

3 . Нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами

4 . Нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами

5 . Состав документации по управлению многоквартирными домами

6 . Стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления организаций

7 . Основы документоведения

8 . Правила оформления реквизитов деловых документов

9 . Технологии работы с документами организации

10 . Требования к оформлению документов на хранение в организации

11 . Функциональные особенности систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления

Трудовые действия

1 . Рассмотрение жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг

2 . Проведение осмотров общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов

3 . Проведение осмотров жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов

4 . Привлечение специализированных организаций для получения экспертных заключений

5 . Организация проведения мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений

6 . Контроль исполнения мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг

7 . Внесение информации о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных

8 . Информирование потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг

Необходимые умения

1 . Работать в системе электронного документооборота

2 . Оформлять все виды организационно-распорядительной документации

3 . Определять необходимые мероприятия для рассмотрения типичных жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам предоставления жилищно-коммунальных услуг

4 . Определять порядок рассмотрения обращений в зависимости от формы и вида обращения

5 . Составлять план мероприятий по контролю исполнения документов по обращениям потребителей с использованием возможностей программного обеспечения, используемого организацией

6 . Составлять сводки об исполнении поставленных на контроль обращений и классификаторы причин неисполнения обращений пользователей жилых помещений

7 . Документировать результаты осмотров состояния многоквартирных домов и объектов благоустройства

8 . Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», информационные системы общего пользования для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями

9 . Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией

Необходимые знания

1 . Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи

2 . Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями

3 . Основы документоведения

4 . Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации

5 . Система документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций

6 . Требования к качеству коммунальных услуг

7 . Порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома

8 . Нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей

9 . Нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях

10 . Современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов

11 . Правила оформления и применения электронной цифровой подписи