Специалист по документационному обеспечению управления многоквартирными домами (5 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров

2. Ведение учета сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров

3. Прием от граждан документов регистрационного учета

4. Работа с документами регистрационного учета

5. Обработка и обновление необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров

6. Внесение регистрационных данных о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных

7. Ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях

8. Передача документов в органы внутренних дел

Необходимые умения

1. Обобщать и систематизировать информацию о собственниках и пользователях помещений в многоквартирном доме

2. Вести картотеку сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме

3. Документировать процедуры приема-передачи документов

4. Вести прием граждан по вопросам регистрационного учета

5. Пользоваться базами данных для сбора, актуализации и хранения информации о собственниках и нанимателях

6. Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации

7. Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией

Необходимые знания

1. Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи

2. Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации

3. Основы миграционного законодательства Российской Федерации

4. Требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных

5. Основы конфликтологии

6. Основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности

7. Этика делового общения

Трудовые действия

1. Регистрация и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации

2. Составление графиков документооборота для документации по управлению многоквартирными домами

3. Контроль соблюдения правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами

4. Осуществление мероприятий по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению

5. Оформление документации по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации

6. Восстановление документации по управлению многоквартирными домами

7. Внесение сведений документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных

8. Контроль соответствия данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами

9. Подготовка предложений по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации

10. Осуществление процедур приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям)

Необходимые умения

1. Составлять перечень документации по управлению многоквартирными домами для структурных подразделений и организации в целом

2. Оформлять и регистрировать документацию по управлению многоквартирными домами

3. Использовать современные технологии учета и хранения документации

4. Составлять номенклатуру дел управляющей организации

5. Оформлять дела для текущего хранения в организации документации по управлению многоквартирными домами

6. Документировать факты утраты (отсутствия) документации по управлению многоквартирными домами

7. Восстанавливать документацию по управлению многоквартирными домами

8. Оформлять акты приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами

9. Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов

10. Работать в системе электронного документооборота организации

11. Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации

12. Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией

Необходимые знания

1. Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи

2. Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации

3. Нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами

4. Нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами

5. Состав документации по управлению многоквартирными домами

6. Стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления организаций

7. Основы документоведения

8. Правила оформления реквизитов деловых документов

9. Технологии работы с документами организации

10. Требования к оформлению документов на хранение в организации

11. Функциональные особенности систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления

Трудовые действия

1. Рассмотрение жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг

2. Проведение осмотров общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов

3. Проведение осмотров жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов

4. Привлечение специализированных организаций для получения экспертных заключений

5. Организация проведения мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений

6. Контроль исполнения мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг

7. Внесение информации о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных

8. Информирование потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг

Необходимые умения

1. Работать в системе электронного документооборота

2. Оформлять все виды организационно-распорядительной документации

3. Определять необходимые мероприятия для рассмотрения типичных жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам предоставления жилищно-коммунальных услуг

4. Определять порядок рассмотрения обращений в зависимости от формы и вида обращения

5. Составлять план мероприятий по контролю исполнения документов по обращениям потребителей с использованием возможностей программного обеспечения, используемого организацией

6. Составлять сводки об исполнении поставленных на контроль обращений и классификаторы причин неисполнения обращений пользователей жилых помещений

7. Документировать результаты осмотров состояния многоквартирных домов и объектов благоустройства

8. Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», информационные системы общего пользования для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями

9. Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией

Необходимые знания

1. Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи

2. Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями

3. Основы документоведения

4. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации

5. Система документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций

6. Требования к качеству коммунальных услуг

7. Порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома

8. Нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей

9. Нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях

10. Современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов

11. Правила оформления и применения электронной цифровой подписи