Руководитель организации архивного хранения дел (документов) (7 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Разработка стратегии и составление планов развития единой системы архивного хранения дел (документов)

2. Обеспечение ресурсами единой системы архивного хранения дел (документов) организации

3. Регулирование единой системы архивного хранения дел (документов) организации

4. Внедрение современных инструментов, методов, средств и технологий обработки дел (документов) организации

5. Разработка и утверждение бюджета по обеспечению деятельности системы архивного хранения дел (документов) организации

6. Утверждение отчетности об исполнении бюджета по обеспечению деятельности единой системы архивного хранения дел (документов) организации

7. Формирование информационно-справочных систем и баз данных единой системы архивного хранения дел (документов) организации

8. Модернизация и оптимизация системы архивного хранения дел (документов) организации

9. Выявление и минимизация рисков в единой системе архивного хранения дел (документов) организации

10. Контроль деятельности единой системы архивного хранения дел (документов) организации

Необходимые умения

1. Определять приоритеты в развитии единой системы архивного хранения дел (документов) организации

2. Формировать структуру системы архивного хранения дел (документов) организации и обеспечивать ее ресурсами

3. Мотивировать деятельность подчиненных для повышения эффективности и устранения отклонений от параметров, заданных при планировании единой системы архивного хранения дел (документов) организации

4. Классифицировать информацию и создавать информационно-справочные базы данных и информационные системы организации

5. Оценивать потенциальные риски в единой системе архивного хранения дел (документов) организации

6. Определять компетенции и ответственность руководителей подразделений по архивному хранению дел (документов) организации

7. Проводить мониторинг эффективности и сроков создания единой системы архивного хранения дел (документов)

8. Разрабатывать меры по повышению эффективности единой системы архивного хранения дел (документов) организации

9. Внедрять новые информационные технологии и методы работы в единую систему архивного хранения дел (документов) организации

10. Выбирать виды носителей информации и форматы хранения электронных документов

11. Принимать решения по вопросам управления единой системой архивного хранения дел (документов) организации в нестандартных условиях

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)

3. Методические документы и национальные стандарты в сфере управления документами

4. Правила составления и оформления локальных нормативных актов организации

5. Структура организации, функции и распределение обязанностей руководящего состава

6. Функции подразделений организации и порядок их взаимодействия

7. Передовой отечественный и международный опыт и научные разработки в сфере управления системой архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения

8. Правила построения и функционирования систем учетной документации организации

9. Правила и методы построения информационно-справочных систем организации

10. Информационные и телекоммуникационные услуги в сфере управления системой архивного хранения дел (документов)

11. Программное обеспечение в области управления системой архивного хранения дел (документов) и системой корпоративного документооборота организации

12. Виды носителей информации и специфика их применения

13. Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организации

14. Порядок подготовки отчетов об исполнении перспективных и текущих планов работ организации

15. Методы анализа и показатели экономической эффективности в области управления системой архивного хранения дел (документов) организации

Трудовые действия

1. Координация разработки локальных нормативных актов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)

2. Координация разработки методических документов по исполнению локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)

3. Выявление степени риска процессов архивного хранения дел (документов) организации при применении средств управления документами, не отвечающих требованиям деловых потребностей и подотчетности организации

4. Координация разработки локальных нормативных актов организации и методических документов в области организации учета, хранения, обеспечения сохранности, использования и уничтожения дел (документов) архивных фондов

5. Координация актуализации локальных нормативных актов в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)

Необходимые умения

1. Разрабатывать политику управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)

2. Разрабатывать стратегии управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)

3. Оценивать риски управления процессом архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) организации в цифровой среде и предотвращать их либо минимизировать

4. Проводить мониторинг процедур управления архивной информацией

5. Применять информационные технологии в области архивного хранения дел (документов)

6. Устанавливать полномочия и ответственность руководителей структурных подразделений организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)

7. Разрабатывать меры по повышению эффективности управления системой архивного хранения, учета и использования дел (документов) организации в цифровой среде

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)

3. Международные стандарты в области управления документами и рисками

4. Правила составления и оформления локальных нормативных актов

5. Структура организации, функции и распределение обязанностей руководящего состава

6. Функции подразделений организации и порядок их взаимодействия

7. Информационные технологии, используемые при создании информационно-справочной системы (базы данных)

8. Информационно-правовые базы данных, используемые в Российской Федерации и деловой практике организации

9. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Контроль за соблюдением технологий работы системы архивного хранения дел (документов) организации

2. Контроль за соблюдением требований по составлению и оформлению архивных учетных документов организации

3. Оптимизация архивного хранения дел (документов) организации

4. Контроль за соблюдением правил архивного хранения дел (документов) организации

5. Контроль за разработкой и внедрением локальных систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов

6. Контроль за эксплуатацией систем электронного документооборота организации в части электронного архива и электронного архива организации, центра хранения электронных документов

Необходимые умения

1. Осуществлять проверку соблюдения технологий работы с системой архивного хранения дел (документов) организации

2. Осуществлять проверку фактического состояния деятельности по оперативному и архивному хранению дел (документов) организации, электронного архива организации, центра хранения электронных документов

3. Выявлять неиспользованные ресурсы и возможности для оптимизации архивного хранения дел (документов) организации

4. Оценивать полученную информацию, выявлять риски архивного хранения дел (документов) организации

5. Представлять отчеты о состоянии и динамике деятельности по управлению архивным хранением дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Методические документы в области использования архивных дел (документов)

3. Правила составления и оформления локальных нормативных актов

4. Принципы и методы анализа показателей деятельности в сфере архивного хранения дел (документов) организации

5. Правила и методы контроля в сфере архивного хранения дел (документов) организации

6. Правила и методы обеспечения сохранности и использования архивных фондов, электронного архива организации, центра хранения электронных документов

7. Программное обеспечение в сфере управления архивного хранения дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов

8. Методология проведения анализа эффективности управления системой архивного хранения дел (документов) организации, электронным архивом организации, центром хранения электронных документов

9. Методы определения эффективности развития системы архивного хранения дел (документов) организации, электронного архива организации, центра хранения электронных документов

Трудовые действия

1. Анализ и оценка актуальности архивной документации и ее данных для наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных

2. Наполнение федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными

3. Консультирование сотрудников федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных по оценке и наполнению актуальной архивной документацией и ее данными

4. Подготовка технического задания на модификацию архивной документации сопровождаемых федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных

5. Определение уровня доступа руководителей структурных подразделений к сопровождению и наполнению федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных актуальной архивной документацией и ее данными

6. Составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе с федеральными и региональными государственными информационными системами, реестрами и базами данных

Необходимые умения

1. Проводить анализ и оценку актуальной архивной документации для применения в информационных системах, реестрах и базах данных

2. Совершенствовать процессы сопровождения и наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных

3. Использовать современные методы защиты информационных ресурсов федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных от несанкционированного доступа

4. Использовать современные методы работы с данными в федеральных и региональных государственных информационных системах, реестрах и базах данных

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации

3. Методические документы в области использования архивных дел (документов)

4. Международные и национальные стандарты в области информационных технологий

5. Международные и национальные стандарты, спецификации и технические отчеты в сфере управления электронным архивом

6. Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению и устранению потенциальных рисков в сфере управления электронным архивом

7. Методы планирования наполнения федеральных и региональных государственных информационных систем, реестров и баз данных

8. Принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа

9. Программно-техническая документация, инструкции и руководства по работе с федеральными и региональными государственными информационными системами, реестрами и базами данных

10. Программное обеспечение в системе электронного архива, центра хранения электронных документов и информационных услуг

Трудовые действия

1. Разработка стратегии и политики управления архивным хранением дел (документов) организации

2. Определение приоритетных направлений развития системы архивного хранения дел (документов) организации

3. Координация разработки информационно-справочной системы архивного хранения дел (документов) и ее использования

4. Координация процессами совершенствования системы архивного хранения дел (документов) организации

5. Координация внедрения информационных технологий в систему архивного хранения дел (документов) организации

Необходимые умения

1. Проводить анализ, контроль и оценку изменений в управлении хранением архивных фондов

2. Модифицировать системы архивного хранения дел (документов)

3. Использовать передовой отечественный и международный опыт в сфере архивного хранения дел (документов)

4. Выявлять и минимизировать риски в сфере архивного хранения дел (документов)

5. Классифицировать информацию в сфере архивного хранения дел (документов)

6. Разрабатывать информационно-справочные системы и базы данных в сфере архивного хранения дел (документов)

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Методические документы в области использования архивных дел (документов)

3. Методические документы и национальные стандарты в области использования архивных дел (документов)

4. Передовая отечественная и международная практика организации учета, хранения, использования и уничтожения архивных фондов

5. Требования и нормы в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения

6. Формы и методы контроля соблюдения требований и норм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)

7. Методы анализа эффективности системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов)

8. Методы планирования развития системы архивного хранения дел (документов) на основе результатов анализа эффективности электронного архива, центра хранения электронных документов и информационных услуг

9. Методология построения информационных систем и баз данных электронного архива, центра хранения электронных документов

10. Методы анализа показателей деятельности организации по вопросам эффективности системы архивного хранения дел (документов)

11. Технологии и методы управления персоналом организации

Трудовые действия

1. Координация разработки локальных нормативных актов организации об экспертно-проверочной комиссии

2. Привлечение к работе в экспертно-проверочной комиссии в качестве экспертов и консультантов специалистов организаций и федерального органа, регулирующего архивную деятельность

3. Координация подготовки необходимых документов для членов экспертно-проверочной комиссии, экспертов и консультантов

4. Рассмотрение научно-методических и практических вопросов деятельности экспертно-проверочной комиссии организации

5. Контроль выполнения решений экспертно-проверочной комиссии

6. Контроль направления решений экспертно-проверочной комиссии источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации

7. Организация методической помощи председателю и членам экспертно-проверочной комиссии организации

Необходимые умения

1. Разрабатывать и обосновывать проекты локальных нормативных актов об экспертно-проверочной комиссии организации и ее решений

2. Проводить заседания экспертно-проверочной комиссии

3. Проводить анализ и оценку рекомендации по вопросам деятельности экспертно-проверочной комиссии организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Методические документы и национальные стандарты по вопросам делопроизводства и архивного дела

3. Передовая отечественная и международная практика организации делопроизводства и архивного хранения в организациях

4. Правила и методы контроля деятельности экспертно-проверочной комиссии в организации

5. Правила и методы контроля выполнения решений экспертно-проверочной комиссии в организации