Руководитель службы документационного обеспечения управления (7-й уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Определение целей, задач и функций подразделения по управлению документами организации и его работников

2. Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по управлению документами организации

3. Разработка локальных нормативных актов по управлению документами организации и должностных инструкций ее работников

4. Планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации

5. Контроль деятельности работников подразделения по управлению документами организации

6. Проведение мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения

7. Разработка графика обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации

8. Контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации

9. Определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных и финансовых ресурсах

10. Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по управлению документами организации

11. Оценка эффективности деятельности подчиненного подразделения организации

Необходимые умения

1. Обеспечивать взаимодействие подразделения по управлению документами организации со структурными подразделениями и должностными лицами организации

2. Обеспечивать рациональную загрузку и расстановку подчиненного персонала с учетом квалификации, объемов и сложности работ

3. Устанавливать для каждой функции работника службы по управлению документами организации права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации

4. Принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации

5. Оценивать качество выполненных подчиненным персоналом работ по управлению документами организации

6. Контролировать соблюдение в подразделении требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации

7. Определять приоритетные направления развития подразделения по управлению документами организации

8. Разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации

9. Внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией, архивного дела

3. Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации

4. Структура организации, ее подразделения и работники, задействованные в процессах управления документами организации

5. Особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации

6. Функции работников организации и подразделения по управлению документами, а также подчиненных ему структур

7. Правила нормирования труда и расчета явочной численности персонала подразделения по управлению документами организации

8. Правила организации рабочих мест работников организации

9. Методики управления персоналом организации

10. Требования охраны труда

11. Правила организационного проектирования для организации

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Определение направлений политики управления документами организации

2. Руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой управления документами организации

3. Согласование, утверждение локальных нормативных актов организации по документным системам организации

4. Организация консультирования работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик управления документами организации

5. Организация актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документами организации

Необходимые умения

1. Применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации

2. Организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации по документным системам

3. Организовывать рассмотрение, обсуждение, утверждение и согласование проектов локальных нормативных актов организации, посвященных политике управления документами

4. Применять меры, обеспечивающие выполнение требований, закрепленных в локальных нормативных актах по управлению документами организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2. Методические документы и национальные стандарты, содержащие требования к организации управления документами организации

3. Типовые и примерные положения и инструкции в области управления документами организации

4. Требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов

5. Правила разработки и оформления документов

6. Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации

7. Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Проведение анализа характера деловой деятельности организации, ее правовых, ресурсных и технологических возможностей

2. Установление рисков, влияющих на деловую деятельность организации в целом, и рисков, которыми можно управлять посредством управления документами

3. Выявление соответствия характеристик документных систем организации требованиям к надежности, безопасности, соответствию, комплексности и системности

4. Применение корпоративных стандартов документных систем организации в управлении документами организации

5. Координация деятельности по созданию и совершенствованию документных систем организации

6. Проведение мероприятий по взаимодействию подразделений организации при решении задач в области управления документами организации

7. Контроль функционирования системы управления документами и их данными организации

8. Поддержание системы управления документами организации в актуальном состоянии

9. Внедрение современных методов, средств обработки информации и данных в рамках реализации сквозной технологии системы управления документами организации

10. Руководство созданием системы управления документами организации

11. Руководство разработкой дорожных карт решения задач в области построения системы управления документами организации

12. Определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация

13. Планирование консультирования работников по вопросам работы с документными системами организации

Необходимые умения

1. Анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами организации

2. Обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области управления документами организации

3. Производить анализ информации о состоянии системы управления документами организации

4. Вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организации

5. Обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документными системами

6. Оценивать эффективность процессов управления документами организации

7. Определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию

8. Принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности

9. Решать задачи нормативного и методического обеспечения управления документами организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2. Методические документы и национальные стандарты в сфере управления документами организации и информационных технологий

3. Международные стандарты в области управления документами

4. Передовой отечественный опыт и научные разработки в области информации и управления документами организации

5. Информационные услуги: средства сбора, передачи и обработки информации

6. Порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации

7. Структура и направления деятельности организации

8. Функции и порядок взаимодействия подразделений организации

9. Методы проектирования и планирования работ в организации

10. Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ, дорожных карт организации

11. Методы анализа показателей деятельности по управлению документами организации

12. Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Контроль ведения документального фонда организации и своевременное принятие мер по предупреждению нарушений

2. Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов документных систем организации

3. Контроль выявления нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению

4. Контроль исполнительской дисциплины работников организации

5. Контроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации

6. Контроль систематизации данных, формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации, архивирования данных

7. Планирование и контроль графика проведения проверок документных систем подразделений организации

8. Мониторинг результатов организации управления документами и оценки соблюдения установленных требований к документам

9. Контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации

10. Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления документами организации

Необходимые умения

1. Обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов

2. Вносить организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организации

3. Представлять результаты контрольной деятельности по вопросам управления документами в отчетах организации

4. Организовывать работу по сбору и систематизации сведений в области управления документами организации, осуществлять руководство эффективным использованием сведений и его контроль

5. Организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам документных систем и управления документами организации

6. Своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах о документных системах организации

7. Принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в области управления документами организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2. Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологий

3. Международные стандарты в области управления документами

4. Правила организации документных систем в соответствии с локальными нормативными актами

5. Функции и порядок взаимодействия подразделений организации

6. Методы анализа и оценки показателей деятельности в области управления документами

7. Правила и методы контроля соблюдения норм в области управления документами

8. Методы анализа выполнения программ организации и совершенствования в области управления документами и определения их эффективности

9. Методики учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам управления документами

10. Критерии ценности документов и их данных для использования, хранения или выделения к уничтожению

11. Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Разработка современных подходов к управлению документами, системами и процессами

2. Определение возможностей модификации или применения современных информационных технологий в области управления документами организации на основе изучения тенденций их развития

3. Обоснование необходимости совершенствования системы управления документами организации

4. Координация деятельности по повышению уровня организации структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации

5. Определение актуальности моделей связи структурированных данных и метаданных документных систем организации

6. Разработка метамодели (архитектуры) структурированных данных и метаданных документных систем организации для деловых потребностей организации

7. Подготовка классификаторов и справочников, содержащих структурированные данные и метаданные документированных сфер деятельности организации, для внедрения и использования

8. Координация деятельности по разработке и внедрению классификаторов и справочников структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации

Необходимые умения

1. Работать с большими объемами информации

2. Выявлять цели и задачи документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

3. Вносить организационные и технологические предложения по развитию документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

4. Составлять требования к техническому заданию на проектирование и внедрение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

5. Обосновывать необходимость внедрения документной системы, обеспечивающей управление документами и доступ к ним

6. Актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом современных методов управления документами и внедрения цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2. Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологий

3. Способы и методы структурирования данных документированных сфер деятельности организации

4. Принципы структурирования данных документированных сфер деятельности организации

5. Методы проектирования и планирования работ по управлению документами организации и цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

6. Специализированное программное обеспечение для обработки больших объемов данных и его функциональные возможности

7. Информационные услуги, средства сбора, передачи и обработки информации

8. Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1. -