Руководитель службы документационного обеспечения управления (7-й уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Определение целей, задач и функций подразделения по управлению документами организации и его работников

2 . Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по управлению документами организации

3 . Разработка локальных нормативных актов по управлению документами организации и должностных инструкций ее работников

4 . Планирование деятельности подчиненного подразделения с учетом рационального распределения работ и объема производственных задач организации

5 . Контроль деятельности работников подразделения по управлению документами организации

6 . Проведение мероприятий по подбору персонала на замещение вакантных должностей подчиненного подразделения

7 . Разработка графика обучения и повышения квалификации работников подчиненного подразделения организации

8 . Контроль соблюдения работниками подчиненного подразделения требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации

9 . Определение потребности подчиненного подразделения организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных и финансовых ресурсах

10 . Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по управлению документами организации

11 . Оценка эффективности деятельности подчиненного подразделения организации

Необходимые умения

1 . Обеспечивать взаимодействие подразделения по управлению документами организации со структурными подразделениями и должностными лицами организации

2 . Обеспечивать рациональную загрузку и расстановку подчиненного персонала с учетом квалификации, объемов и сложности работ

3 . Устанавливать для каждой функции работника службы по управлению документами организации права и ответственность, обеспечивающие корректное выполнение этой функции в рамках деятельности организации

4 . Принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения организации

5 . Оценивать качество выполненных подчиненным персоналом работ по управлению документами организации

6 . Контролировать соблюдение в подразделении требований охраны труда, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и локальных нормативных актов организации

7 . Определять приоритетные направления развития подразделения по управлению документами организации

8 . Разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения организации

9 . Внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2 . Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией, архивного дела

3 . Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих правовое положение структурных подразделений и работников организации

4 . Структура организации, ее подразделения и работники, задействованные в процессах управления документами организации

5 . Особенности регламентации труда работников подчиненного подразделения организации

6 . Функции работников организации и подразделения по управлению документами, а также подчиненных ему структур

7 . Правила нормирования труда и расчета явочной численности персонала подразделения по управлению документами организации

8 . Правила организации рабочих мест работников организации

9 . Методики управления персоналом организации

10 . Требования охраны труда

11 . Правила организационного проектирования для организации

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Определение направлений политики управления документами организации

2 . Руководство разработкой локальных нормативных актов организации в соответствии с ее политикой управления документами организации

3 . Согласование, утверждение локальных нормативных актов организации по документным системам организации

4 . Организация консультирования работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик управления документами организации

5 . Организация актуализации локальных нормативных актов и методических документов организации по управлению документами организации

Необходимые умения

1 . Применять правовые нормы для составления и оформления локальных нормативных актов организации

2 . Организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации по документным системам

3 . Организовывать рассмотрение, обсуждение, утверждение и согласование проектов локальных нормативных актов организации, посвященных политике управления документами

4 . Применять меры, обеспечивающие выполнение требований, закрепленных в локальных нормативных актах по управлению документами организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2 . Методические документы и национальные стандарты, содержащие требования к организации управления документами организации

3 . Типовые и примерные положения и инструкции в области управления документами организации

4 . Требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных нормативных актов

5 . Правила разработки и оформления документов

6 . Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации

7 . Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Проведение анализа характера деловой деятельности организации, ее правовых, ресурсных и технологических возможностей

2 . Установление рисков, влияющих на деловую деятельность организации в целом, и рисков, которыми можно управлять посредством управления документами

3 . Выявление соответствия характеристик документных систем организации требованиям к надежности, безопасности, соответствию, комплексности и системности

4 . Применение корпоративных стандартов документных систем организации в управлении документами организации

5 . Координация деятельности по созданию и совершенствованию документных систем организации

6 . Проведение мероприятий по взаимодействию подразделений организации при решении задач в области управления документами организации

7 . Контроль функционирования системы управления документами и их данными организации

8 . Поддержание системы управления документами организации в актуальном состоянии

9 . Внедрение современных методов, средств обработки информации и данных в рамках реализации сквозной технологии системы управления документами организации

10 . Руководство созданием системы управления документами организации

11 . Руководство разработкой дорожных карт решения задач в области построения системы управления документами организации

12 . Определение функций, выполняемых системой электронного документооборота организации, и ее актуализация

13 . Планирование консультирования работников по вопросам работы с документными системами организации

Необходимые умения

1 . Анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами организации

2 . Обосновывать положения стратегии развития и политики организации в области управления документами организации

3 . Производить анализ информации о состоянии системы управления документами организации

4 . Вносить аргументированные организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организации

5 . Обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам работы с документными системами

6 . Оценивать эффективность процессов управления документами организации

7 . Определять функции, выполняемые системой электронного документооборота организации, и отслеживать ее актуализацию

8 . Принимать решения в сложных и спорных ситуациях в рамках своей профессиональной деятельности

9 . Решать задачи нормативного и методического обеспечения управления документами организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2 . Методические документы и национальные стандарты в сфере управления документами организации и информационных технологий

3 . Международные стандарты в области управления документами

4 . Передовой отечественный опыт и научные разработки в области информации и управления документами организации

5 . Информационные услуги: средства сбора, передачи и обработки информации

6 . Порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения локальных актов организации

7 . Структура и направления деятельности организации

8 . Функции и порядок взаимодействия подразделений организации

9 . Методы проектирования и планирования работ в организации

10 . Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ, дорожных карт организации

11 . Методы анализа показателей деятельности по управлению документами организации

12 . Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Контроль ведения документального фонда организации и своевременное принятие мер по предупреждению нарушений

2 . Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов документных систем организации

3 . Контроль выявления нарушений в подготовке и обработке документов организации, определение мер по их устранению

4 . Контроль исполнительской дисциплины работников организации

5 . Контроль функционирования системы электронного документооборота организации и ее своевременной актуализации

6 . Контроль систематизации данных, формирования дел и организации оперативного хранения документов в организации, архивирования данных

7 . Планирование и контроль графика проведения проверок документных систем подразделений организации

8 . Мониторинг результатов организации управления документами и оценки соблюдения установленных требований к документам

9 . Контроль своевременного устранения недостатков в работе с документами организации

10 . Оценка эффективности мероприятий по совершенствованию системы управления документами организации

Необходимые умения

1 . Обеспечивать формирование и сохранность документального фонда организации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и локальных нормативных актов

2 . Вносить организационные и технологические предложения по организации и совершенствованию системы управления документами организации

3 . Представлять результаты контрольной деятельности по вопросам управления документами в отчетах организации

4 . Организовывать работу по сбору и систематизации сведений в области управления документами организации, осуществлять руководство эффективным использованием сведений и его контроль

5 . Организовывать систематизированный учет, хранение локальных нормативных актов организации по вопросам документных систем и управления документами организации

6 . Своевременно информировать об изменениях в локальных нормативных актах о документных системах организации

7 . Принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам, возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности в области управления документами организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2 . Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологий

3 . Международные стандарты в области управления документами

4 . Правила организации документных систем в соответствии с локальными нормативными актами

5 . Функции и порядок взаимодействия подразделений организации

6 . Методы анализа и оценки показателей деятельности в области управления документами

7 . Правила и методы контроля соблюдения норм в области управления документами

8 . Методы анализа выполнения программ организации и совершенствования в области управления документами и определения их эффективности

9 . Методики учета, порядок и сроки составления отчетности по вопросам управления документами

10 . Критерии ценности документов и их данных для использования, хранения или выделения к уничтожению

11 . Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Разработка современных подходов к управлению документами, системами и процессами

2 . Определение возможностей модификации или применения современных информационных технологий в области управления документами организации на основе изучения тенденций их развития

3 . Обоснование необходимости совершенствования системы управления документами организации

4 . Координация деятельности по повышению уровня организации структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации

5 . Определение актуальности моделей связи структурированных данных и метаданных документных систем организации

6 . Разработка метамодели (архитектуры) структурированных данных и метаданных документных систем организации для деловых потребностей организации

7 . Подготовка классификаторов и справочников, содержащих структурированные данные и метаданные документированных сфер деятельности организации, для внедрения и использования

8 . Координация деятельности по разработке и внедрению классификаторов и справочников структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации

Необходимые умения

1 . Работать с большими объемами информации

2 . Выявлять цели и задачи документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

3 . Вносить организационные и технологические предложения по развитию документных систем для цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

4 . Составлять требования к техническому заданию на проектирование и внедрение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

5 . Обосновывать необходимость внедрения документной системы, обеспечивающей управление документами и доступ к ним

6 . Актуализировать локальные нормативные акты организации с учетом современных методов управления документами и внедрения цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2 . Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации и информационных технологий

3 . Способы и методы структурирования данных документированных сфер деятельности организации

4 . Принципы структурирования данных документированных сфер деятельности организации

5 . Методы проектирования и планирования работ по управлению документами организации и цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации

6 . Специализированное программное обеспечение для обработки больших объемов данных и его функциональные возможности

7 . Информационные услуги, средства сбора, передачи и обработки информации

8 . Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1 . -