Помощник руководителя (6 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Прием и первичная обработка входящих документов

2. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

3. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

4. Регистрация входящих документов

5. Организация доставки документов исполнителям

6. Ведение базы данных документов организации

7. Ведение информационно-справочной работы

8. Обработка и отправка исходящих документов

9. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

10. Контроль исполнения документов в организации

Необходимые умения

1. Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

2. Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

3. Пользоваться справочно-правовыми системами

4. Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

5. Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

6. Применять правила русского языка

7. Применять навыки скоростного письма

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2. Структура организации, руководство структурных подразделений

3. Современные информационные технологии работы с документами

4. Порядок работы с документами

5. Схемы документооборота

6. Системы скоростного письма

7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

9. Типовые сроки исполнения документов

10. Принципы работы со сроковой картотекой

11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

14. Виды документов, их назначение

15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

18. Системы электронного документооборота

19. Правила и сроки отправки исходящих документов

20. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Разработка номенклатуры дел организации

2. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

3. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

4. Формирование дел

5. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Необходимые умения

1. Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

2. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

3. Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения

4. Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

5. Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

6. Формировать документы в дела с учетом их специфики

7. Систематизировать документы внутри дела

8. Обеспечивать сохранность и защиту документов организации

9. Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

3. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

5. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

6. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

7. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Подготовка проекта служебного задания руководителя

2. Подготовка проекта приказа о служебной командировке

3. Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

4. Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

5. Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

6. Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

7. Подготовка документов к поездке руководителя

8. Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

9. Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

10. Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

Необходимые умения

1. Оформлять авансовые отчеты руководителя

2. Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной

3. Оформлять командировочные документы

4. Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя

5. Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя

6. Применять способы делового общения

7. Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки

Необходимые знания

1. Порядок подготовки и проведения командировок

2. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

3. Деловой протокол

4. Этика делового общения

Трудовые действия

1. Подготовка повестки дня мероприятия

2. Оформление списка участников мероприятия

3. Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

4. Выбор места и времени проведения мероприятия

5. Подготовка предварительной сметы расходов

6. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

7. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

8. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

9. Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

10. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

11. Решение вопросов технического оснащения мероприятия

12. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

13. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

14. Организация встречи и регистрация участников мероприятия

15. Ведение протокола мероприятия

16. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

17. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

Необходимые умения

1. Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы

2. Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия

3. Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия

4. Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)

5. Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз

6. Соблюдать правила делового этикета и протокола

7. Поддерживать имидж организации

8. Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации

9. Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде

10. Обеспечивать безопасность деятельности организации

11. Применять информационно-коммуникационные технологии

12. Применять правила русского языка

13. Применять навыки скоростного письма

14. Применять навыки записи и расшифровки текста

15. Использовать современные технические средства в области скоростного письма

16. Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Необходимые знания

1. Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

2. Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

3. Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия

4. Основы написания речей и докладов руководителя

5. Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

6. Правила делового общения, делового этикета

7. Этикет и основы международного протокола

8. Правила проведения деловых переговоров

9. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

10. Системы скоростного письма

11. Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

12. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Документальное оформление решений руководителя

2. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

3. Координация деятельности по исполнению решений руководителя

4. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

5. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

6. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

7. Фиксация исполнения поручений

8. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

1. Вести сроковую картотеку

2. Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя

3. Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов

4. Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя

5. Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации

6. Применять информационно-коммуникационные технологии

7. Оценивать результаты в рамках поставленных задач

8. Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

1. Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

2. Принципы, способы информирования сотрудников

3. Этика делового общения

4. Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности

5. Локальные нормативные акты организации

Трудовые действия

1. Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

2. Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

3. Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов

4. Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

5. Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

6. Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

7. Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

8. Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

Необходимые умения

1. Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации

2. Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями

3. Передавать информацию в систематизированном виде

4. Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы

5. Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков

6. Обеспечивать информационную безопасность организации

7. Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

1. Внутренняя и внешняя политика организации

2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

3. Принципы и методы администрирования

4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

5. Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

6. Правила формирования и использования баз данных

7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

9. Современные информационные технологии

Трудовые действия

1. Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

2. Подготовка информационно-аналитических материалов

3. Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

4. Определение круга библиографических источников

5. Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

6. Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

Необходимые умения

1. Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки

2. Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке

3. Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям

4. Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде

5. Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов

6. Излагать материал в логической последовательности

7. Производить анализ и оценку изложенного материала

8. Оформлять текст в соответствующем стиле

9. Редактировать текст документов

10. Формулировать выводы и рекомендации

11. Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации

12. Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами

13. Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

14. Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций

15. Применять основы психологии делового общения

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2. Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3. Классификация управленческой информации, виды управленческой информации

4. Формы представления управленческой информации

5. Источники управленческой информации, методика отбора источников информации

6. Требования, предъявляемые к управленческой информации

7. Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

8. Основы написания речей и докладов руководителя

9. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

10. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

11. Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

12. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

13. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

14. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

15. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

16. Правила работы с внешними носителями информации

17. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

18. Справочные правовые системы

Трудовые действия

1. Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

2. Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

3. Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

4. Подготовка презентаций по указанию руководителя

5. Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя

6. Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

Необходимые умения

1. Составлять план поездки руководителя

2. Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя

3. Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов

4. Составлять пресс-релизы

5. Вести переговоры с партнерами

6. Работать в режиме многозадачности

7. Работать с большим объемом информации

8. Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя

9. Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

10. Обеспечивать информационную безопасность организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2. Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3. Психология делового общения, основы конфликтологии

4. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

5. Этикет и основы международного прокола

6. Правила составления и оформления документов

7. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

8. Информационно-коммуникационные технологии

Трудовые действия

1. Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

2. Координация деятельности по исполнению решений руководителя

3. Контроль исполнения решений руководителя

4. Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

1. Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя

2. Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса

3. Принимать решения в процессе работы

4. Производить анализ исполнительской дисциплины

5. Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя

6. Пользоваться системами электронного документооборота

7. Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

8. Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2. Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

5. Системы электронного документооборота, базы данных

6. Требования охраны труда