Помощник руководителя (6 уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Прием и первичная обработка входящих документов

2 . Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

3 . Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

4 . Регистрация входящих документов

5 . Организация доставки документов исполнителям

6 . Ведение базы данных документов организации

7 . Ведение информационно-справочной работы

8 . Обработка и отправка исходящих документов

9 . Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

10 . Контроль исполнения документов в организации

Необходимые умения

1 . Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

2 . Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

3 . Пользоваться справочно-правовыми системами

4 . Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

5 . Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности

6 . Применять правила русского языка

7 . Применять навыки скоростного письма

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2 . Структура организации, руководство структурных подразделений

3 . Современные информационные технологии работы с документами

4 . Порядок работы с документами

5 . Схемы документооборота

6 . Системы скоростного письма

7 . Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

8 . Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

9 . Типовые сроки исполнения документов

10 . Принципы работы со сроковой картотекой

11 . Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

12 . Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

13 . Правила документационного обеспечения деятельности организации

14 . Виды документов, их назначение

15 . Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

16 . Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

17 . Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

18 . Системы электронного документооборота

19 . Правила и сроки отправки исходящих документов

20 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Разработка номенклатуры дел организации

2 . Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

3 . Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

4 . Формирование дел

5 . Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

Необходимые умения

1 . Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

2 . Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив

3 . Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения

4 . Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

5 . Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

6 . Формировать документы в дела с учетом их специфики

7 . Систематизировать документы внутри дела

8 . Обеспечивать сохранность и защиту документов организации

9 . Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2 . Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

3 . Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4 . Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

5 . Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

6 . Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

7 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Подготовка проекта служебного задания руководителя

2 . Подготовка проекта приказа о служебной командировке

3 . Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

4 . Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

5 . Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

6 . Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

7 . Подготовка документов к поездке руководителя

8 . Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

9 . Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

10 . Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

Необходимые умения

1 . Оформлять авансовые отчеты руководителя

2 . Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной

3 . Оформлять командировочные документы

4 . Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя

5 . Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя

6 . Применять способы делового общения

7 . Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки

Необходимые знания

1 . Порядок подготовки и проведения командировок

2 . Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

3 . Деловой протокол

4 . Этика делового общения

Трудовые действия

1 . Подготовка повестки дня мероприятия

2 . Оформление списка участников мероприятия

3 . Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

4 . Выбор места и времени проведения мероприятия

5 . Подготовка предварительной сметы расходов

6 . Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

7 . Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

8 . Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

9 . Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

10 . Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

11 . Решение вопросов технического оснащения мероприятия

12 . Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

13 . Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

14 . Организация встречи и регистрация участников мероприятия

15 . Ведение протокола мероприятия

16 . Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

17 . Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

Необходимые умения

1 . Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы

2 . Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия

3 . Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия

4 . Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)

5 . Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз

6 . Соблюдать правила делового этикета и протокола

7 . Поддерживать имидж организации

8 . Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации

9 . Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде

10 . Обеспечивать безопасность деятельности организации

11 . Применять информационно-коммуникационные технологии

12 . Применять правила русского языка

13 . Применять навыки скоростного письма

14 . Применять навыки записи и расшифровки текста

15 . Использовать современные технические средства в области скоростного письма

16 . Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Необходимые знания

1 . Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

2 . Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

3 . Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия

4 . Основы написания речей и докладов руководителя

5 . Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

6 . Правила делового общения, делового этикета

7 . Этикет и основы международного протокола

8 . Правила проведения деловых переговоров

9 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

10 . Системы скоростного письма

11 . Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

12 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Документальное оформление решений руководителя

2 . Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

3 . Координация деятельности по исполнению решений руководителя

4 . Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

5 . Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

6 . Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

7 . Фиксация исполнения поручений

8 . Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

1 . Вести сроковую картотеку

2 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя

3 . Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов

4 . Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя

5 . Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации

6 . Применять информационно-коммуникационные технологии

7 . Оценивать результаты в рамках поставленных задач

8 . Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

1 . Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

2 . Принципы, способы информирования сотрудников

3 . Этика делового общения

4 . Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности

5 . Локальные нормативные акты организации

Трудовые действия

1 . Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

2 . Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

3 . Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующих информации и документов

4 . Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

5 . Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

6 . Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

7 . Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

8 . Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

Необходимые умения

1 . Анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации

2 . Собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями

3 . Передавать информацию в систематизированном виде

4 . Обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы

5 . Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков

6 . Обеспечивать информационную безопасность организации

7 . Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

1 . Внутренняя и внешняя политика организации

2 . Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

3 . Принципы и методы администрирования

4 . Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

5 . Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

6 . Правила формирования и использования баз данных

7 . Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации

8 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

9 . Современные информационные технологии

Трудовые действия

1 . Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

2 . Подготовка информационно-аналитических материалов

3 . Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

4 . Определение круга библиографических источников

5 . Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

6 . Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

Необходимые умения

1 . Разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки

2 . Обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке

3 . Пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям

4 . Интерпретировать полученные данные и представлять их в систематизированном виде

5 . Определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов

6 . Излагать материал в логической последовательности

7 . Производить анализ и оценку изложенного материала

8 . Оформлять текст в соответствующем стиле

9 . Редактировать текст документов

10 . Формулировать выводы и рекомендации

11 . Осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации

12 . Пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами

13 . Применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

14 . Проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций

15 . Применять основы психологии делового общения

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3 . Классификация управленческой информации, виды управленческой информации

4 . Формы представления управленческой информации

5 . Источники управленческой информации, методика отбора источников информации

6 . Требования, предъявляемые к управленческой информации

7 . Особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов

8 . Основы написания речей и докладов руководителя

9 . Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад

10 . Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

11 . Структура информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий

12 . Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

13 . Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных

14 . Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке

15 . Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

16 . Правила работы с внешними носителями информации

17 . Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания

18 . Справочные правовые системы

Трудовые действия

1 . Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

2 . Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

3 . Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

4 . Подготовка презентаций по указанию руководителя

5 . Подготовка и проведение пресс-конференций руководителя

6 . Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

Необходимые умения

1 . Составлять план поездки руководителя

2 . Оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя

3 . Составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов

4 . Составлять пресс-релизы

5 . Вести переговоры с партнерами

6 . Работать в режиме многозадачности

7 . Работать с большим объемом информации

8 . Создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя

9 . Использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

10 . Обеспечивать информационную безопасность организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2 . Структура организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3 . Психология делового общения, основы конфликтологии

4 . Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

5 . Этикет и основы международного прокола

6 . Правила составления и оформления документов

7 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

8 . Информационно-коммуникационные технологии

Трудовые действия

1 . Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

2 . Координация деятельности по исполнению решений руководителя

3 . Контроль исполнения решений руководителя

4 . Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

1 . Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя

2 . Вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса

3 . Принимать решения в процессе работы

4 . Производить анализ исполнительской дисциплины

5 . Составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя

6 . Пользоваться системами электронного документооборота

7 . Применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности

8 . Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3 . Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4 . Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

5 . Системы электронного документооборота, базы данных

6 . Требования охраны труда