Секретарь руководителя (6 уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Подготовка проекта служебного задания руководителя

2 . Подготовка проекта приказа о служебной командировке

3 . Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

4 . Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

5 . Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

6 . Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

7 . Подготовка документов к поездке руководителя

8 . Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

9 . Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

10 . Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

Необходимые умения

1 . Оформлять авансовые отчеты руководителя

2 . Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной

3 . Оформлять командировочные документы

4 . Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя

5 . Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя

6 . Применять способы делового общения

7 . Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки

Необходимые знания

1 . Порядок подготовки и проведения командировок

2 . Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

3 . Деловой протокол

4 . Этика делового общения

Трудовые действия

1 . Подготовка повестки дня мероприятия

2 . Оформление списка участников мероприятия

3 . Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

4 . Выбор места и времени проведения мероприятия

5 . Подготовка предварительной сметы расходов

6 . Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

7 . Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

8 . Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

9 . Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

10 . Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

11 . Решение вопросов технического оснащения мероприятия

12 . Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

13 . Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

14 . Организация встречи и регистрация участников мероприятия

15 . Ведение протокола мероприятия

16 . Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

17 . Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

Необходимые умения

1 . Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы

2 . Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия

3 . Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия

4 . Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)

5 . Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз

6 . Соблюдать правила делового этикета и протокола

7 . Поддерживать имидж организации

8 . Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации

9 . Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде

10 . Обеспечивать безопасность деятельности организации

11 . Применять информационно-коммуникационные технологии

12 . Применять правила русского языка

13 . Применять навыки скоростного письма

14 . Применять навыки записи и расшифровки текста

15 . Использовать современные технические средства в области скоростного письма

16 . Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Необходимые знания

1 . Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

2 . Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

3 . Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия

4 . Основы написания речей и докладов руководителя

5 . Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

6 . Правила делового общения, делового этикета

7 . Этикет и основы международного протокола

8 . Правила проведения деловых переговоров

9 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

10 . Системы скоростного письма

11 . Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

12 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Документальное оформление решений руководителя

2 . Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

3 . Координация деятельности по исполнению решений руководителя

4 . Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

5 . Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

6 . Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

7 . Фиксация исполнения поручений

8 . Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

1 . Вести сроковую картотеку

2 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя

3 . Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов

4 . Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя

5 . Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации

6 . Применять информационно-коммуникационные технологии

7 . Оценивать результаты в рамках поставленных задач

8 . Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

1 . Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

2 . Принципы, способы информирования сотрудников

3 . Этика делового общения

4 . Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности

5 . Локальные нормативные акты организации

Трудовые действия

1 . Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

2 . Внесение информации в планировщик (органайзер)

3 . Согласование с руководителем времени планируемых действий

4 . Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

5 . Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

6 . Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

7 . Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

Необходимые умения

1 . Устанавливать цели, определять иерархию целей

2 . Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время

3 . Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени

4 . Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях

5 . Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации

Необходимые знания

1 . Специфика основной деятельности организации

2 . Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации

3 . Руководящий состав организации и ее подразделений

4 . Функции самоменеджмента

5 . Принципы и правила планирования рабочего времени

6 . Методы постановки целей

7 . Правила проведения деловых переговоров

8 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Выбор и оформление планировщика секретаря

2 . Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе)

3 . Согласование планов с планами и сроками работы руководителя

4 . Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)

5 . Перенос невыполненных запланированных задач

6 . Выполнение типичных ежедневных дел

Необходимые умения

1 . Выбирать и оформлять планировщик

2 . Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе

3 . Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное

4 . Выбирать оптимальный ритм работы

5 . Анализировать причины невыполнения задач

6 . Применять информационно-коммуникационные технологии

Необходимые знания

1 . Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)

2 . Основы управления временем

Трудовые действия

1 . Ведение базы телефонных контактов руководителя

2 . Соединение руководителя с конкретными абонентами

3 . Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

4 . Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков

5 . Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам

6 . Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

7 . Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

8 . Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

Необходимые умения

1 . Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя

2 . Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

3 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя

4 . Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения

5 . Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

6 . Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации

7 . Соблюдать служебный этикет

Необходимые знания

1 . Телефонные контакты руководителя

2 . Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали

3 . Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4 . Правила поддержания и развития межличностных отношений

5 . Правила проведения деловых переговоров

6 . Правила защиты конфиденциальной информации

7 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Организация личного приема посетителей руководителем

2 . Установление порядка приема для различных категорий посетителей

3 . Ведение журнала предварительной записи на прием

4 . Регистрация посетителей

5 . Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

6 . Организация приема деловых партнеров в офисе

7 . Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

8 . Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

9 . Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

Необходимые умения

1 . Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя

2 . Управлять конфликтами

3 . Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения

4 . Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

5 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя

6 . Создавать положительный имидж организации

7 . Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

8 . Применять информационно-коммуникационные технологии

9 . Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне

Необходимые знания

1 . Правила организации приема посетителей

2 . Правила делового общения

3 . Правила речевого этикета

4 . Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

5 . Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

6 . Правила организации приемов в офисе

7 . Этикет и основы международного протокола

8 . Правила сервировки чайного (кофейного) стола

9 . Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

10 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Трудовые действия

1 . Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

2 . Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

3 . Организация оформления интерьера приемной руководителя

4 . Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

5 . Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями

6 . Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

7 . Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

Необходимые умения

1 . Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя

2 . Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности

3 . Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием

4 . Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой

5 . Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания

Необходимые знания

1 . Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты

2 . Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

3 . Основы эргономики офиса и флористики

4 . Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений

5 . Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

Трудовые действия

1 . Разработка должностной инструкции секретаря

2 . Разработка положения о секретариате

3 . Разработка инструкции по делопроизводству

Необходимые умения

1 . Составлять и оформлять организационные и методические документы

2 . Редактировать тексты служебных документов

3 . Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

4 . Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

5 . Использовать справочные правовые системы

6 . Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером

7 . Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)

8 . Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

9 . Пользоваться электронной почтой

10 . Пользоваться системами электронного документооборота

Необходимые знания

1 . Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)

2 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

3 . Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности

4 . Правила документационного обеспечения деятельности организации

5 . Порядок работы с документами

6 . Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

7 . Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

8 . Виды документов, их назначение

9 . Основы документной лингвистики

10 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

2 . Печать служебных документов и материалов

3 . Размножение служебных документов

4 . Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Необходимые умения

1 . Редактировать тексты служебных документов

2 . Пользоваться унифицированными формами документов

3 . Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов

4 . Печатать служебные документы

5 . Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

6 . Работать с компьютером, сканером

7 . Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)

8 . Пользоваться электронной почтой

9 . Пользоваться системами электронного документооборота

10 . Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

1 . Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права)

2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности

3 . Правила документационного обеспечения деятельности организации

4 . Порядок работы с документами

5 . Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

6 . Виды документов, их назначение

7 . Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)

8 . Правила подписания и утверждения документов

9 . Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем

10 . Основы документной лингвистики

11 . Правила русского языка

12 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

2 . Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов

3 . Подготовка документов для рассмотрения руководителем

4 . Учет документов, поступающих на имя руководителя

5 . Организация доставки документов исполнителям

6 . Создание и ведение базы данных документов руководителя

7 . Ведение информационно-справочной работы

Необходимые умения

1 . Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией

2 . Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами

3 . Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

4 . Применять правила русского языка

5 . Применять навыки скоростного письма

6 . Составлять и оформлять локальные нормативные акты

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2 . Структура организации, руководство структурных подразделений

3 . Современные информационные технологии работы с документами

4 . Порядок работы с документами, схемы документооборота

5 . Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

6 . Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов

7 . Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

8 . Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

9 . Системы электронного документооборота

10 . Системы скоростного письма

11 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Разработка разделов номенклатуры дел организации

2 . Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения

3 . Подготовка и передача дел в архив организации

Необходимые умения

1 . Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов

2 . Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

3 . Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

4 . Обеспечивать сохранность документов организации

5 . Производить подготовку дел для передачи в архив

6 . Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2 . Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

3 . Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел

4 . Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

5 . Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

6 . Требования охраны труда

7 . Правила подготовки и передачи дел в архив организации

Трудовые действия

1 . Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

2 . Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

3 . Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

4 . Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

5 . Формирование и использование баз данных в организации

Необходимые умения

1 . Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации

2 . Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме

3 . Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы

4 . Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы

5 . Вводить новые данные в справочно-информационные системы

6 . Вводить в память компьютера электронные образы документов

7 . Применять навыки скоростного письма

8 . Применять навыки записи и расшифровки текста

9 . Использовать современные технические средства в области скоростного письма

10 . Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков

11 . Применять информационно-коммуникационные технологии

Необходимые знания

1 . Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

2 . Состав внешних информационных потоков

3 . Состав внутренних информационных потоков

4 . Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

5 . Особенности формирования баз данных в организации

6 . Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков

7 . Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

8 . Системы скоростного письма

9 . Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

10 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Информирование работников организации о решениях руководителя

2 . Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

3 . Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

4 . Организация встреч трудового коллектива с руководством

5 . Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

Необходимые умения

1 . Использовать современные технологии сбора и передачи информации

2 . Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя

3 . Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных

4 . Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

5 . Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате

6 . Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные

7 . Обеспечивать оперативность информационных потоков

8 . Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3 . Классификация управленческой информации, виды управленческой информации

4 . Формы представления управленческой информации

5 . Источники управленческой информации

6 . Методика отбора источников информации

7 . Требования, предъявляемые к управленческой информации

8 . Требования охраны труда