Секретарь руководителя (6 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Подготовка проекта служебного задания руководителя

2. Подготовка проекта приказа о служебной командировке

3. Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости

4. Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта

5. Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя

6. Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий

7. Подготовка документов к поездке руководителя

8. Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки

9. Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта

10. Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке

Необходимые умения

1. Оформлять авансовые отчеты руководителя

2. Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной

3. Оформлять командировочные документы

4. Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя

5. Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя

6. Применять способы делового общения

7. Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки

Необходимые знания

1. Порядок подготовки и проведения командировок

2. Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя

3. Деловой протокол

4. Этика делового общения

Трудовые действия

1. Подготовка повестки дня мероприятия

2. Оформление списка участников мероприятия

3. Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия

4. Выбор места и времени проведения мероприятия

5. Подготовка предварительной сметы расходов

6. Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии

7. Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков

8. Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия

9. Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия

10. Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз

11. Решение вопросов технического оснащения мероприятия

12. Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов

13. Организация подготовки президиума и рабочих мест участников

14. Организация встречи и регистрация участников мероприятия

15. Ведение протокола мероприятия

16. Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз

17. Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения

Необходимые умения

1. Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы

2. Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия

3. Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия

4. Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)

5. Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз

6. Соблюдать правила делового этикета и протокола

7. Поддерживать имидж организации

8. Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации

9. Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде

10. Обеспечивать безопасность деятельности организации

11. Применять информационно-коммуникационные технологии

12. Применять правила русского языка

13. Применять навыки скоростного письма

14. Применять навыки записи и расшифровки текста

15. Использовать современные технические средства в области скоростного письма

16. Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения

Необходимые знания

1. Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных

2. Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия

3. Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия

4. Основы написания речей и докладов руководителя

5. Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

6. Правила делового общения, делового этикета

7. Этикет и основы международного протокола

8. Правила проведения деловых переговоров

9. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

10. Системы скоростного письма

11. Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

12. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Документальное оформление решений руководителя

2. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя

3. Координация деятельности по исполнению решений руководителя

4. Ведение срокового текущего и предупредительного контроля

5. Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок

6. Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя

7. Фиксация исполнения поручений

8. Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя

Необходимые умения

1. Вести сроковую картотеку

2. Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя

3. Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов

4. Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя

5. Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации

6. Применять информационно-коммуникационные технологии

7. Оценивать результаты в рамках поставленных задач

8. Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Необходимые знания

1. Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения

2. Принципы, способы информирования сотрудников

3. Этика делового общения

4. Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности

5. Локальные нормативные акты организации

Трудовые действия

1. Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя

2. Внесение информации в планировщик (органайзер)

3. Согласование с руководителем времени планируемых действий

4. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками

5. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий

6. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий

7. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций

Необходимые умения

1. Устанавливать цели, определять иерархию целей

2. Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время

3. Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени

4. Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях

5. Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации

Необходимые знания

1. Специфика основной деятельности организации

2. Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации

3. Руководящий состав организации и ее подразделений

4. Функции самоменеджмента

5. Принципы и правила планирования рабочего времени

6. Методы постановки целей

7. Правила проведения деловых переговоров

8. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Выбор и оформление планировщика секретаря

2. Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе)

3. Согласование планов с планами и сроками работы руководителя

4. Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)

5. Перенос невыполненных запланированных задач

6. Выполнение типичных ежедневных дел

Необходимые умения

1. Выбирать и оформлять планировщик

2. Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе

3. Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное

4. Выбирать оптимальный ритм работы

5. Анализировать причины невыполнения задач

6. Применять информационно-коммуникационные технологии

Необходимые знания

1. Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)

2. Основы управления временем

Трудовые действия

1. Ведение базы телефонных контактов руководителя

2. Соединение руководителя с конкретными абонентами

3. Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя

4. Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков

5. Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам

6. Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

7. Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров

8. Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций

Необходимые умения

1. Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя

2. Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

3. Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя

4. Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения

5. Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

6. Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации

7. Соблюдать служебный этикет

Необходимые знания

1. Телефонные контакты руководителя

2. Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали

3. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4. Правила поддержания и развития межличностных отношений

5. Правила проведения деловых переговоров

6. Правила защиты конфиденциальной информации

7. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Организация личного приема посетителей руководителем

2. Установление порядка приема для различных категорий посетителей

3. Ведение журнала предварительной записи на прием

4. Регистрация посетителей

5. Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации

6. Организация приема деловых партнеров в офисе

7. Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе

8. Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

9. Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя

Необходимые умения

1. Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя

2. Управлять конфликтами

3. Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения

4. Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации

5. Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя

6. Создавать положительный имидж организации

7. Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций

8. Применять информационно-коммуникационные технологии

9. Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне

Необходимые знания

1. Правила организации приема посетителей

2. Правила делового общения

3. Правила речевого этикета

4. Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений

5. Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами

6. Правила организации приемов в офисе

7. Этикет и основы международного протокола

8. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

9. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

10. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

Трудовые действия

1. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

2. Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда

3. Организация оформления интерьера приемной руководителя

4. Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой

5. Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями

6. Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой

7. Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания

Необходимые умения

1. Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя

2. Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности

3. Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием

4. Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой

5. Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания

Необходимые знания

1. Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты

2. Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности

3. Основы эргономики офиса и флористики

4. Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений

5. Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней

Трудовые действия

1. Разработка должностной инструкции секретаря

2. Разработка положения о секретариате

3. Разработка инструкции по делопроизводству

Необходимые умения

1. Составлять и оформлять организационные и методические документы

2. Редактировать тексты служебных документов

3. Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации

4. Пользоваться базами данных, в том числе удаленно

5. Использовать справочные правовые системы

6. Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером

7. Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)

8. Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

9. Пользоваться электронной почтой

10. Пользоваться системами электронного документооборота

Необходимые знания

1. Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)

2. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

3. Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности

4. Правила документационного обеспечения деятельности организации

5. Порядок работы с документами

6. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

7. Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)

8. Виды документов, их назначение

9. Основы документной лингвистики

10. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)

2. Печать служебных документов и материалов

3. Размножение служебных документов

4. Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)

Необходимые умения

1. Редактировать тексты служебных документов

2. Пользоваться унифицированными формами документов

3. Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов

4. Печатать служебные документы

5. Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой

6. Работать с компьютером, сканером

7. Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)

8. Пользоваться электронной почтой

9. Пользоваться системами электронного документооборота

10. Обеспечивать безопасность деятельности организации

Необходимые знания

1. Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права)

2. Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности

3. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4. Порядок работы с документами

5. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами

6. Виды документов, их назначение

7. Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)

8. Правила подписания и утверждения документов

9. Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем

10. Основы документной лингвистики

11. Правила русского языка

12. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов

2. Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов

3. Подготовка документов для рассмотрения руководителем

4. Учет документов, поступающих на имя руководителя

5. Организация доставки документов исполнителям

6. Создание и ведение базы данных документов руководителя

7. Ведение информационно-справочной работы

Необходимые умения

1. Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией

2. Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами

3. Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

4. Применять правила русского языка

5. Применять навыки скоростного письма

6. Составлять и оформлять локальные нормативные акты

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2. Структура организации, руководство структурных подразделений

3. Современные информационные технологии работы с документами

4. Порядок работы с документами, схемы документооборота

5. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

6. Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов

7. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

8. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

9. Системы электронного документооборота

10. Системы скоростного письма

11. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Разработка разделов номенклатуры дел организации

2. Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения

3. Подготовка и передача дел в архив организации

Необходимые умения

1. Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов

2. Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел

3. Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации

4. Обеспечивать сохранность документов организации

5. Производить подготовку дел для передачи в архив

6. Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления

2. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

3. Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел

4. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

5. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

6. Требования охраны труда

7. Правила подготовки и передачи дел в архив организации

Трудовые действия

1. Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений

2. Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

3. Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате

4. Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных

5. Формирование и использование баз данных в организации

Необходимые умения

1. Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации

2. Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме

3. Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы

4. Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы

5. Вводить новые данные в справочно-информационные системы

6. Вводить в память компьютера электронные образы документов

7. Применять навыки скоростного письма

8. Применять навыки записи и расшифровки текста

9. Использовать современные технические средства в области скоростного письма

10. Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков

11. Применять информационно-коммуникационные технологии

Необходимые знания

1. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

2. Состав внешних информационных потоков

3. Состав внутренних информационных потоков

4. Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб

5. Особенности формирования баз данных в организации

6. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков

7. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники

8. Системы скоростного письма

9. Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма

10. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Информирование работников организации о решениях руководителя

2. Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации

3. Оповещение работников о предстоящих мероприятиях

4. Организация встреч трудового коллектива с руководством

5. Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам

Необходимые умения

1. Использовать современные технологии сбора и передачи информации

2. Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя

3. Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных

4. Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации

5. Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате

6. Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные

7. Обеспечивать оперативность информационных потоков

8. Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации

2. Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

3. Классификация управленческой информации, виды управленческой информации

4. Формы представления управленческой информации

5. Источники управленческой информации

6. Методика отбора источников информации

7. Требования, предъявляемые к управленческой информации

8. Требования охраны труда