Секретарь руководителя (6 уровень квалификации)
6
Трудовые действия
1 . Подготовка проекта служебного задания руководителя
2 . Подготовка проекта приказа о служебной командировке
3 . Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
4 . Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
5 . Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
6 . Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
7 . Подготовка документов к поездке руководителя
8 . Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
9 . Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
10 . Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке
Необходимые умения
1 . Оформлять авансовые отчеты руководителя
2 . Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной
3 . Оформлять командировочные документы
4 . Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя
5 . Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя
6 . Применять способы делового общения
7 . Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки
Необходимые знания
1 . Порядок подготовки и проведения командировок
2 . Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя
3 . Деловой протокол
4 . Этика делового общения
Трудовые действия
1 . Подготовка повестки дня мероприятия
2 . Оформление списка участников мероприятия
3 . Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия
4 . Выбор места и времени проведения мероприятия
5 . Подготовка предварительной сметы расходов
6 . Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
7 . Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
8 . Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
9 . Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
10 . Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
11 . Решение вопросов технического оснащения мероприятия
12 . Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
13 . Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
14 . Организация встречи и регистрация участников мероприятия
15 . Ведение протокола мероприятия
16 . Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
17 . Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
Необходимые умения
1 . Организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы
2 . Документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия
3 . Передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия
4 . Подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания)
5 . Сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз
6 . Соблюдать правила делового этикета и протокола
7 . Поддерживать имидж организации
8 . Создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации
9 . Работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде
10 . Обеспечивать безопасность деятельности организации
11 . Применять информационно-коммуникационные технологии
12 . Применять правила русского языка
13 . Применять навыки скоростного письма
14 . Применять навыки записи и расшифровки текста
15 . Использовать современные технические средства в области скоростного письма
16 . Обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения
Необходимые знания
1 . Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных
2 . Правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия
3 . Методика составления сметы расходов конферентного мероприятия
4 . Основы написания речей и докладов руководителя
5 . Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
6 . Правила делового общения, делового этикета
7 . Этикет и основы международного протокола
8 . Правила проведения деловых переговоров
9 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации
10 . Системы скоростного письма
11 . Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
12 . Требования охраны труда
Трудовые действия
1 . Документальное оформление решений руководителя
2 . Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
3 . Координация деятельности по исполнению решений руководителя
4 . Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
5 . Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
6 . Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
7 . Фиксация исполнения поручений
8 . Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя
Необходимые умения
1 . Вести сроковую картотеку
2 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для работы по контролю исполнения поручений руководителя
3 . Работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов
4 . Использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя
5 . Использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации
6 . Применять информационно-коммуникационные технологии
7 . Оценивать результаты в рамках поставленных задач
8 . Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Необходимые знания
1 . Общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения
2 . Принципы, способы информирования сотрудников
3 . Этика делового общения
4 . Управленческая структура организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности
5 . Локальные нормативные акты организации
Трудовые действия
1 . Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
2 . Внесение информации в планировщик (органайзер)
3 . Согласование с руководителем времени планируемых действий
4 . Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
5 . Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
6 . Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
7 . Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
Необходимые умения
1 . Устанавливать цели, определять иерархию целей
2 . Определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время
3 . Оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени
4 . Выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях
5 . Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации
Необходимые знания
1 . Специфика основной деятельности организации
2 . Основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации
3 . Руководящий состав организации и ее подразделений
4 . Функции самоменеджмента
5 . Принципы и правила планирования рабочего времени
6 . Методы постановки целей
7 . Правила проведения деловых переговоров
8 . Требования охраны труда
Трудовые действия
1 . Выбор и оформление планировщика секретаря
2 . Ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе)
3 . Согласование планов с планами и сроками работы руководителя
4 . Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)
5 . Перенос невыполненных запланированных задач
6 . Выполнение типичных ежедневных дел
Необходимые умения
1 . Выбирать и оформлять планировщик
2 . Вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе
3 . Расставлять приоритеты, выделять важное и срочное
4 . Выбирать оптимальный ритм работы
5 . Анализировать причины невыполнения задач
6 . Применять информационно-коммуникационные технологии
Необходимые знания
1 . Особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях)
2 . Основы управления временем
Трудовые действия
1 . Ведение базы телефонных контактов руководителя
2 . Соединение руководителя с конкретными абонентами
3 . Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя
4 . Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков
5 . Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам
6 . Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
7 . Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
8 . Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
Необходимые умения
1 . Вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя
2 . Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
3 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
4 . Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения
5 . Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
6 . Обеспечивать информационную безопасность деятельности организации
7 . Соблюдать служебный этикет
Необходимые знания
1 . Телефонные контакты руководителя
2 . Функции, задачи, структура организации, ее связи по вертикали и горизонтали
3 . Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
4 . Правила поддержания и развития межличностных отношений
5 . Правила проведения деловых переговоров
6 . Правила защиты конфиденциальной информации
7 . Требования охраны труда
Трудовые действия
1 . Организация личного приема посетителей руководителем
2 . Установление порядка приема для различных категорий посетителей
3 . Ведение журнала предварительной записи на прием
4 . Регистрация посетителей
5 . Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
6 . Организация приема деловых партнеров в офисе
7 . Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе
8 . Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
9 . Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя
Необходимые умения
1 . Организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя
2 . Управлять конфликтами
3 . Учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения
4 . Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
5 . Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя
6 . Создавать положительный имидж организации
7 . Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
8 . Применять информационно-коммуникационные технологии
9 . Обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне
Необходимые знания
1 . Правила организации приема посетителей
2 . Правила делового общения
3 . Правила речевого этикета
4 . Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений
5 . Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
6 . Правила организации приемов в офисе
7 . Этикет и основы международного протокола
8 . Правила сервировки чайного (кофейного) стола
9 . Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
10 . Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Трудовые действия
1 . Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
2 . Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
3 . Организация оформления интерьера приемной руководителя
4 . Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой
5 . Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими принадлежностями
6 . Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
7 . Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания
Необходимые умения
1 . Создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя
2 . Применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности
3 . Оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием
4 . Осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой
5 . Контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания
Необходимые знания
1 . Требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты
2 . Основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности
3 . Основы эргономики офиса и флористики
4 . Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений
5 . Состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней
Трудовые действия
1 . Разработка должностной инструкции секретаря
2 . Разработка положения о секретариате
3 . Разработка инструкции по делопроизводству
Необходимые умения
1 . Составлять и оформлять организационные и методические документы
2 . Редактировать тексты служебных документов
3 . Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
4 . Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
5 . Использовать справочные правовые системы
6 . Работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером
7 . Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
8 . Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
9 . Пользоваться электронной почтой
10 . Пользоваться системами электронного документооборота
Необходимые знания
1 . Правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права)
2 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
3 . Структура, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
4 . Правила документационного обеспечения деятельности организации
5 . Порядок работы с документами
6 . Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
7 . Правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов)
8 . Виды документов, их назначение
9 . Основы документной лингвистики
10 . Требования охраны труда
Трудовые действия
1 . Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
2 . Печать служебных документов и материалов
3 . Размножение служебных документов
4 . Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
Необходимые умения
1 . Редактировать тексты служебных документов
2 . Пользоваться унифицированными формами документов
3 . Оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов
4 . Печатать служебные документы
5 . Пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой
6 . Работать с компьютером, сканером
7 . Пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы)
8 . Пользоваться электронной почтой
9 . Пользоваться системами электронного документооборота
10 . Обеспечивать безопасность деятельности организации
Необходимые знания
1 . Правовые основы управления (основы административного, трудового и хозяйственного права)
2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности
3 . Правила документационного обеспечения деятельности организации
4 . Порядок работы с документами
5 . Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
6 . Виды документов, их назначение
7 . Правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего)
8 . Правила подписания и утверждения документов
9 . Правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем
10 . Основы документной лингвистики
11 . Правила русского языка
12 . Требования охраны труда
Трудовые действия
1 . Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов
2 . Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов
3 . Подготовка документов для рассмотрения руководителем
4 . Учет документов, поступающих на имя руководителя
5 . Организация доставки документов исполнителям
6 . Создание и ведение базы данных документов руководителя
7 . Ведение информационно-справочной работы
Необходимые умения
1 . Работать с входящей, исходящей, внутренней документацией
2 . Пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами
3 . Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами
4 . Применять правила русского языка
5 . Применять навыки скоростного письма
6 . Составлять и оформлять локальные нормативные акты
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
2 . Структура организации, руководство структурных подразделений
3 . Современные информационные технологии работы с документами
4 . Порядок работы с документами, схемы документооборота
5 . Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
6 . Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов
7 . Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
8 . Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
9 . Системы электронного документооборота
10 . Системы скоростного письма
11 . Требования охраны труда
Трудовые действия
1 . Разработка разделов номенклатуры дел организации
2 . Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения
3 . Подготовка и передача дел в архив организации
Необходимые умения
1 . Разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом нормативно-методических документов
2 . Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
3 . Формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
4 . Обеспечивать сохранность документов организации
5 . Производить подготовку дел для передачи в архив
6 . Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
2 . Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
3 . Порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел
4 . Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
5 . Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
6 . Требования охраны труда
7 . Правила подготовки и передачи дел в архив организации
Трудовые действия
1 . Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений
2 . Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
3 . Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате
4 . Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных
5 . Формирование и использование баз данных в организации
Необходимые умения
1 . Осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации
2 . Осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме
3 . Составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы
4 . Осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы
5 . Вводить новые данные в справочно-информационные системы
6 . Вводить в память компьютера электронные образы документов
7 . Применять навыки скоростного письма
8 . Применять навыки записи и расшифровки текста
9 . Использовать современные технические средства в области скоростного письма
10 . Производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков
11 . Применять информационно-коммуникационные технологии
Необходимые знания
1 . Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
2 . Состав внешних информационных потоков
3 . Состав внутренних информационных потоков
4 . Структура организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
5 . Особенности формирования баз данных в организации
6 . Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков
7 . Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
8 . Системы скоростного письма
9 . Основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма
10 . Требования охраны труда
Трудовые действия
1 . Информирование работников организации о решениях руководителя
2 . Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
3 . Оповещение работников о предстоящих мероприятиях
4 . Организация встреч трудового коллектива с руководством
5 . Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам
Необходимые умения
1 . Использовать современные технологии сбора и передачи информации
2 . Осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя
3 . Осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных
4 . Осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
5 . Представлять данные в едином и удобном для восприятия формате
6 . Многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные
7 . Обеспечивать оперативность информационных потоков
8 . Работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы)
Необходимые знания
1 . Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
2 . Структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц
3 . Классификация управленческой информации, виды управленческой информации
4 . Формы представления управленческой информации
5 . Источники управленческой информации
6 . Методика отбора источников информации
7 . Требования, предъявляемые к управленческой информации
8 . Требования охраны труда
Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией, утратил или утратит силу в ближайшее в время.
Приказ Минтруда РФ от 06.05.2015 г. N 276н
-
Секретарь руководителя, ЕКС
1. -
1. 1. Диплом о высшем образовании не ниже уровня бакалавриата
2. 2. Диплом о профессиональной переподготовке, подтверждающий освоение искомой квалификации
ИЛИ
1. 1. Диплом о среднем профессиональном образовании по программам подготовки специалистов среднего звена
2. 2. Диплом о профессиональной переподготовке, подтверждающий освоение искомой квалификации
3. 3. Документы, подтверждающие наличие не менее двух лет практического опыта работы по документационному обеспечению деятельности организации
3 года
Номер | Адрес проведения экзамена |
---|---|
24.006.24.01 |
г Красноярск, ул Ладо Кецховели, д 22А |
59.001.59.01 |
г Пермь, ул Екатерининская, д 120А |
64.002.64.01 |
г Саратов, пр-кт им 50 лет Октября, д 128А |
77.005.77.01 |
г Москва, ул Кондратюка, д 3 |
77.007.62.01 |
г Рязань, проезд Гоголя, д 6 |
77.007.77.01 |
г Москва, Озерковская наб, д 26 стр 5 |
77.027.77.01 |
г Москва, ул Кировоградская, д 9 к 4 |
77.028.77.01 |
г Москва, Хорошёвское шоссе, д 35 к 2 |
Text