Специалист в области организационно-технического обеспечения протокольных мероприятий (6 уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Прием и регистрация заявок на обеспечение паспортно-визового сопровождения

2 . Определение необходимого перечня документов для обеспечения паспортно-визового сопровождения

3 . Предоставление необходимого пакета документов в визовые центры, отделы посольств и специальные службы страны в рамках паспортно-визового обеспечения

4 . Контроль статуса подготовки документов с целью организации паспортно-визового сопровождения

5 . Получение и передача готовой документации в рамках паспортно-визового обеспечения

Необходимые умения

1 . Работать с заявками на обеспечение паспортно-визового сопровождения

2 . Оформлять документы, подтверждающие, разрешающие или сопровождающие поездку

3 . Проверять правильность заполнения документов для обеспечения паспортно-визового сопровождения

4 . Вести учетные регистрационные формы в рамках обеспечения задач паспортно-визового сопровождения

5 . Использовать средства коммуникационной оргтехники для своевременного получения и передачи информации

6 . Вести деловые переговоры в пределах компетенции

7 . Вести деловую переписку

8 . Следить за изменениями законодательства Российской Федерации в области регулирования вопросов паспортно-визового обеспечения

Необходимые знания

1 . Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных

2 . Законодательство Российской Федерации в области организации выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию

3 . Порядок и правила оформления документов для получения визы, оформления заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и других документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку

4 . Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы, правила и условия организации командировок работников

5 . Требования принимающей стороны в области регулирования вопросов паспортно-визового обеспечения

6 . Структура и принципы организации документооборота

7 . Структура организации

8 . Правила деловой переписки

9 . Правила цифрового этикета

10 . Правила делового и речевого этикета

11 . Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Подготовка пакета документов в соответствии с протокольным мероприятием

2 . Согласование документов в соответствии с протокольным мероприятием

3 . Внесение данных в формы документов в соответствии с протокольным мероприятием

4 . Рассылка приглашений на протокольное мероприятие

5 . Регистрация ответов на приглашения на протокольное мероприятие

6 . Подготовка атрибутов для применения их в протокольном мероприятии

7 . Регистрация документов протокольного мероприятия

Необходимые умения

1 . Разрабатывать формы документационного обеспечения протокольного мероприятия

2 . Составлять и редактировать служебные документы и письма

3 . Составлять приглашения на протокольные мероприятия

4 . Вести базу данных приглашенных на протокольное мероприятие лиц

5 . Создавать базы данных по протокольным мероприятиям

6 . Работать в системе электронного документооборота

7 . Использовать информационно-коммуникационные технологии, в том числе текстовые редакторы, электронные таблицы, электронную почту, браузеры, периферийные устройства

8 . Вести деловую переписку

Необходимые знания

1 . Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных

2 . Законодательство Российской Федерации о государственной и коммерческой тайне

3 . Нормативные правовые акты, государственные стандарты, нормативно-методические рекомендации, регламентирующие работу со служебной документацией

4 . Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы и правила проведения протокольных мероприятий

5 . Структура и принципы организации документооборота

6 . Виды документов и их назначение

7 . Основы документальной лингвистики

8 . Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними

9 . Способы обработки информации с использованием программного обеспечения, компьютерных и периферийных устройств

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Определение вида и сроков формирования специализированного фонда для протокольных мероприятий

2 . Определение количественных и качественных потребностей для формирования специализированного фонда для протокольных мероприятий

3 . Формирование заявки на изготовление и закупку продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий

4 . Составление перечня продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий

5 . Обеспечение условий хранения продукции специализированного фонда для протокольных мероприятий

6 . Регистрации и выдача продукции из специализированного фонда для проведения протокольных мероприятий

7 . Обеспечение своевременного пополнения специализированного фонда для протокольных мероприятий

8 . Учет продукции специализированного фонда

Необходимые умения

1 . Определять потребности целевых групп аудитории и содержание продукции в соответствии с целями создания специализированного фонда

2 . Выбирать продукцию из специализированного фонда в соответствии с категорией мероприятия и статусом получателей

3 . Составлять, систематизировать и актуализировать базу данных специализированных фондов

4 . Составлять учетные документы о приобретенной продукции для специализированного фонда

5 . Составлять отчетные документы о выдаче, движении, использовании, количестве и состоянии продукции специализированного фонда

6 . Использовать средства коммуникационной оргтехники для своевременного получения и передачи информации

Необходимые знания

1 . Законодательство и нормативно-правовые акты Российской Федерации о государственных символах, об официальных символах субъектов Российской Федерации, о геральдических знаках федеральных органов исполнительной власти и муниципальных образований

2 . Нормативные правовые акты о геральдическом обеспечении Вооруженных Сил Российской Федерации

3 . Локальные нормативные акты организации по проведению протокольных мероприятий

4 . Правила складского учета

5 . Правила проведения инвентаризации

6 . Структура и принципы организации делопроизводства, в том числе электронного делопроизводства

7 . Правила деловой переписки

8 . Правила протокола и этикета

9 . Правила цифрового этикета

10 . Памятные даты, даты и события, имеющие значение для организации и страны

11 . Основы информатики, методы построения баз данных и работы с ними

Дополнительные сведения

1 . -