Руководитель подразделением архива (6 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Определение целей и задач подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

2. Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

3. Разработка положения о подразделении по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

4. Разработка должностных инструкций работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

5. Планирование деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

6. Контроль соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и требований охраны труда работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

7. Контроль выполнения работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации локальных нормативных актов организации

8. Определение потребности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых и ресурсах

9. Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

10. Определение эффективности деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

11. Мониторинг рынка аутсорсинговых услуг и услуг внешнего хранения дел (документов)

Необходимые умения

1. Определять компетенции и ответственность заместителей руководителя, сотрудников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

2. Обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) со структурными подразделениями и должностными лицами организации

3. Обеспечивать взаимодействие подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) с внешними потребителями архивной информации

4. Разрабатывать локальные нормативные акты организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)

5. Составлять бюджет подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

6. Составлять отчет об исполнении бюджета подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

7. Оценивать работу подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) и отдельных работников

8. Организовывать обучение работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

9. Определять приоритетные направления развития подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации

10. Разрабатывать эффективную кадровую политику, принимать меры по повышению лояльности и мотивации работников

11. Внедрять новые технологии в деятельность подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

12. Разрабатывать требования к аутсорсинговым услугам внешнего хранения дел (документов)

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)

3. Правила составления и оформления локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)

4. Особенности труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

5. Структура организации, ее подразделений

6. Правила нормирования труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)

7. Правила составления бюджета подразделения и отчетности по его исполнению

8. Правила организации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

9. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Определение регламентов архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

2. Разработка политики (дорожной карты) организации в области архивного хранения дел (документов) организации

3. Разработка локальных нормативных актов организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

4. Согласование локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

5. Ознакомление работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по архивному хранению дел (документов)

6. Консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и методик работы с делами (документами) организации

7. Актуализация локальных нормативных актов и методических документов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

Необходимые умения

1. Разрабатывать политику (дорожную карту) организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

2. Организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов локальных нормативных актов организации

3. Проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения и согласования проектов локальных нормативных актов организации

4. Защищать информационные ресурсы архива, подразделения архивного хранения от несанкционированного доступа

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Методические документы и национальные стандарты в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

3. Типовые положения и инструкции по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организациях

4. Требования к структуре и содержанию локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации

5. Правила разработки и оформления документации и ее типовых форм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях

6. Правила учета и использования дел (документов) в организации

7. Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации

8. Организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа

9. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Внедрение стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации

2. Расчет рисков и экономической эффективности от внедрения стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации

3. Регулирование деятельности по созданию и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) организации

4. Поддержание системы архивного хранения дел (документов) организации в актуальном состоянии

5. Внедрение современных методов и средств обработки информации в системе архивного хранения дел (документов)

6. Разработка планов и графиков работ архивного хранения дел (документов) организации

7. Консультирование работников организации по вопросам архивного хранения дел (документов)

8. Консультирование работников организации по запросам внешних потребителей архивной информации организации

Необходимые умения

1. Анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления документами и архивного хранения дел (документов)

2. Анализировать информацию о состоянии системы архивного хранения дел (документов) и требованиях межведомственного электронного взаимодействия

3. Вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) и межведомственного электронного взаимодействия

4. Обеспечивать доступ подразделений организации к архивным делам (документам)

5. Обеспечивать доступ к архивным делам (документам) внешних потребителей архивной информации организации

6. Оценивать эффективность процессов документированных сфер деятельности организации

7. Осуществлять методическое обеспечение архивного хранения дел (документов)

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации

3. Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства и архивного дела

4. Международные стандарты в области управления документами и архивного дела

5. Передовой отечественный опыт и научные разработки в области управления документами и архивного хранения дел (документов)

6. Средства сбора, передачи, обработки информации и обмена информацией в документированных сферах деятельности организации

7. Порядок разработки, оформления и согласования локальных нормативных актов организаций

8. Структура и направления деятельности организации

9. Порядок взаимодействия подразделений организации

10. Порядок взаимодействия подразделений организации с внешними потребителями архивной информации

11. Методы проектирования и планирования работ в организациях

12. Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организаций

13. Методы анализа и расчета экономической эффективности показателей деятельности по архивному хранению дел (документов)

Трудовые действия

1. Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов по архивному хранению дел (документов) в организации

2. Предупреждение нарушений при архивном хранении дел (документов) в организации

3. Выявление нарушений в подготовке, обработке дел (документов) организации, определение мер по их устранению

4. Контроль формирования дел (документов) и организации оперативного хранения дел (документов) в организации

5. Проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов)

6. Мониторинг результатов проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов), анализ данных мониторинга

7. Контроль своевременного устранения недостатков в работе с архивными делами (документами) организации

8. Проведение мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов)

9. Определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов)

Необходимые умения

1. Формировать и сохранять документальный фонд организации

2. Вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов)

3. Организовывать работу по сбору и систематизации сведений об оперативном и архивном хранении дел (документов) организации

4. Анализировать данные о результатах проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов)

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации

3. Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства и архивного дела

4. Правила организации архивного хранения дел (документов) в соответствии с локальными нормативными актами организации

5. Структура организации и порядок взаимодействия подразделений организации

6. Методы анализа деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов) организации

7. Методы контроля соблюдения норм в области оперативного и архивного хранения дел (документов) в организации

8. Порядок и сроки составления отчетности по вопросам архивного хранения дел (документов) в организации

9. Критерии ценности дел (документов) для их использования, хранения или выделения к уничтожению

Трудовые действия

1. Определение направлений развития архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

2. Определение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

3. Устранение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

4. Разработка методики совершенствования системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

5. Разработка и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации

6. Регулирование деятельности по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации

Необходимые умения

1. Анализировать информацию о состоянии и работоспособности систем архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях

2. Вносить предложения по организации и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях

3. Составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации

4. Выбирать оптимальную систему электронного документооборота для обеспечения архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации

5. Консультировать работников подразделения и организации по современным методам работы с документами в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации

3. Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства, архивного дела и информационных технологий

4. Международные стандарты в области управления документами и рисками

5. Передовой отечественный опыт и научные разработки в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях

6. Методы проектирования и планирования работ по совершенствованию архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации

7. Современные платформы, сертифицированные системы электронного документооборота для оперативного и архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации

8. Средства и методы сбора, обмена, передачи и обработки информации документированных сфер деятельности организации

Трудовые действия

1. Анализ и оценка требований к системе электронного архива организации

2. Подготовка технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации

3. Выбор организации - разработчика корпоративной системы электронного архива

4. Определение уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного архива

5. Оценка пилотного внедрения корпоративной системы электронного архива в организации

6. Установка корпоративной системы электронного архива в организации

7. Составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного архива

Необходимые умения

1. Анализировать информацию о состоянии системы управления электронным архивом организации

2. Руководить разработкой технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации

3. Руководить проектированием и внедрением корпоративной системы электронного архива организации

4. Руководить защитой информационных ресурсов электронного архива организации от несанкционированного доступа

5. Организовывать обучение работников организации современным методам работы в корпоративной системе электронного архива организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации

3. Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства, архивного дела и информационных технологий

4. Международные стандарты в области управления документами, электронным архивом и информационными технологиями

5. Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки по предотвращению и устранению потенциальных рисков в сфере управления электронным архивом в организации

6. Методы планирования разработки и внедрения корпоративной системы электронного архива организации

7. Основы программного обеспечения системы электронного архива

Трудовые действия

1. Разработка положения об экспертной комиссии организации, его согласование и утверждение

2. Подготовка заседаний экспертной комиссии организации

3. Создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных о деятельности экспертной комиссии

4. Представление на согласование экспертной комиссии номенклатуры дел организации

5. Проверка наличия и условий сохранности дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации

6. Отбор дел (документов) в структурных подразделениях организации - источниках комплектования, и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации для последующего хранения или уничтожения

7. Представление на согласование экспертной комиссии описей дел постоянного хранения и документов по личному составу

8. Представление на согласование экспертной комиссии актов о выделении на уничтожение дел (документов)

9. Протоколирование решений экспертной комиссией организации

10. Оказание методической помощи председателю и членам экспертной комиссии организации

Необходимые умения

1. Проводить очные и заочные заседания экспертной комиссии организации

2. Формировать дела (документы), образующиеся в деятельности структурных подразделений - источников комплектования и предшественников организации

3. Составлять рекомендации по вопросам документированных сфер деятельности организации

4. Разрабатывать требования к номенклатуре дел организации

5. Собирать и структурировать результаты итоговых записей к номенклатуре дел организации

6. Разрабатывать требования к структуре базы данных экспертной комиссии организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информационных технологий и защиты информации, цифровой трансформации

3. Методические документы и национальные стандарты в области делопроизводства, архивного дела и информационных технологий

4. Передовая отечественная и международная практика управления документами и архивного хранения

5. Правила и методы составления учетных форм дел (документов) системы документации организации

6. Правила и методы контроля соблюдения требований и норм в области делопроизводства и архивного хранения, учета и использования дел (документов) временного хранения в организациях

7. Методы проведения мониторинга систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации

8. Методы проведения анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации

9. Методы проведения анализа эффективности учета и использования дел (документов) временного хранения в организации

10. Методы проведения мониторинга учета и использования дел (документов) временного хранения в организации

11. Методы обобщения полученных результатов мониторинга и анализа эффективности систем электронного документооборота и архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации

12. Информационные технологии, используемые при организации учета, обеспечении сохранности, использования и уничтожения документального и архивного фондов организаций

13. Критерии ценности и сроки хранения дел (документов) систем документации организации и документированных сфер деятельности

14. Правила отбора дел (документов) для дальнейшего хранения или уничтожения

15. Правила учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа

16. Методы совершенствования системы учета и использования, архивного хранения дел (документов) документированных сфер деятельности организации

17. Методы совершенствования системы учета и использования архивного хранения дел (документов) по личному составу в организациях