Специалист по созданию графических образов документов в системе электронного архива (3 уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Формирование акта или описи при приеме документов от структурных подразделений или функционального заказчика для электронного архива

2 . Расфальцовка широкоформатных документов для электронного архива

3 . Удаление приспособлений, скрепляющих страницы документов

4 . Изъятие документов из файлов

5 . Наклеивание малоформатных документов на лист формата, установленного законодательством Российской Федерации для архивного хранения

6 . Расформирование документов на комплекты, группы, типы документов

7 . Нанесение штрихкодов на документы для архивного хранения

8 . Приведение документов к требуемому формату в соответствии с установленными требованиями для архивного хранения

9 . Вкладка листов - разделителей между комплектами, группами, типами документов для архивного хранения

Необходимые умения

1 . Вести прием документов с подготовкой акта или описи для архивного хранения

2 . Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными

3 . Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива

4 . Подготавливать документы к сканированию, исключая возможность нанесения вреда бумажным оригиналам для архивного хранения

Необходимые знания

1 . Методические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и их возврата в исходное состояние в системе электронного архива

2 . Требования к проведению сверки наличия документов в момент приема для архивного хранения

3 . Правила хранения документов в соответствии с их типами для архивного хранения

4 . Технологии подготовки документов к сканированию в системе электронного архива

5 . Порядок формирования документов в комплекты, группы, типы для архивного хранения

6 . Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения

7 . Требования к установленным нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения

8 . Требования законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

9 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Проверка штатного функционирования сканирующего оборудования для архивного хранения

2 . Укладка документов в технологические конверты для архивного хранения

3 . Укладка документов в сканер

4 . Контроль работы сканирующего оборудования

5 . Повторное сканирование документов при сбое в работе сканирующего оборудования

6 . Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

7 . Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

8 . Изъятие документов из сканера

Необходимые умения

1 . Пользоваться персональным компьютером для сканирования документов

2 . Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу

3 . Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива

4 . Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

Необходимые знания

1 . Требования к качеству и результатам сканирования в системе электронного архива

2 . Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

3 . Сроки выполнения работ для архивного хранения

4 . Требования к нормам выработки для архивного хранения

5 . Требования охраны труда

6 . Методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

7 . Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Трудовые действия

1 . Скрепление документов скрепками, скобами

2 . Вложение документов в файлы

3 . Фальцовка широкоформатных документов

4 . Вложение документов в папки, скоросшиватели, коробки

5 . Фиксация местонахождения документов в системе учета

6 . Изъятие листов - разделителей из документов

7 . Возврат документов структурным подразделениям (функциональному заказчику)

8 . Передача документов в архив организации для хранения

9 . Формирование акта или описи при передаче документов в архив организации для хранения

Необходимые умения

1 . Организовывать процесс по возврату документов структурным подразделениям с подготовкой акта или описи

2 . Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными

3 . Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

4 . Приводить документы в первоначальное состояние, исключая возможности нанесения вреда бумажным оригиналам

Необходимые знания

1 . Методические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и возврата в исходное состояние

2 . Требования к проведению сверки наличия документов в момент передачи документов заказчику

3 . Порядок учета фактического местонахождения документов

4 . Технологии возврата документов в исходный вид для передачи документов заказчику

5 . Установленные сроки выполнения работ для передачи документов заказчику

6 . Требования к установленным нормам выработки передачи документов заказчику

7 . Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

8 . Требования охраны труда

Трудовые действия

1 . Контроль соответствия результатов сканирования установленным требованиям или фактическому состоянию оригиналов документов в системе электронного архива

2 . Удаление технологических и пустых листов

3 . Повторное сканирование документов при несоответствии результата сканирования установленным требованиям к качеству в системе электронного архива

4 . Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере в системе электронного архива

5 . Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

Необходимые умения

1 . Пользоваться персональным компьютером для сканирования документов в системе электронного архива

2 . Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу

3 . Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива

4 . Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров

Необходимые знания

1 . Требования к качеству и результатам сканирования

2 . Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

3 . Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения

4 . Требования к нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения

5 . Требования охраны труда

6 . Подходы и методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

7 . Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Трудовые действия

1 . Увеличение яркости и контрастности графических образов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива

2 . Удаление черных полей, вкраплений и элементов, не имеющих отношение к оригиналам документов в системе электронного архива

3 . Выравнивание и довороты графических образов по горизонтали и вертикали в системе электронного архива

4 . Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

5 . Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

6 . Приведение графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые умения

1 . Пользоваться персональным компьютером и специализированным программным обеспечением, позволяющим осуществлять обработку графических образов документов в системе электронного архива

2 . Сохранять графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения

3 . Выполнять работы по приведению графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые знания

1 . Требования к качеству и результатам обработки графических образов документов в системе электронного архива

2 . Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива

3 . Сроки выполнения работ по обработке графических образов документов в системе электронного архива

4 . Требования к нормам выработки по обработке графических образов документов в системе электронного архива

5 . Требования охраны труда

6 . Методики обработки графических образов документов, выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров

7 . Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации