Специалист по созданию графических образов документов в системе электронного архива (3 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Формирование акта или описи при приеме документов от структурных подразделений или функционального заказчика для электронного архива

2. Расфальцовка широкоформатных документов для электронного архива

3. Удаление приспособлений, скрепляющих страницы документов

4. Изъятие документов из файлов

5. Наклеивание малоформатных документов на лист формата, установленного законодательством Российской Федерации для архивного хранения

6. Расформирование документов на комплекты, группы, типы документов

7. Нанесение штрихкодов на документы для архивного хранения

8. Приведение документов к требуемому формату в соответствии с установленными требованиями для архивного хранения

9. Вкладка листов - разделителей между комплектами, группами, типами документов для архивного хранения

Необходимые умения

1. Вести прием документов с подготовкой акта или описи для архивного хранения

2. Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными

3. Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива

4. Подготавливать документы к сканированию, исключая возможность нанесения вреда бумажным оригиналам для архивного хранения

Необходимые знания

1. Методические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и их возврата в исходное состояние в системе электронного архива

2. Требования к проведению сверки наличия документов в момент приема для архивного хранения

3. Правила хранения документов в соответствии с их типами для архивного хранения

4. Технологии подготовки документов к сканированию в системе электронного архива

5. Порядок формирования документов в комплекты, группы, типы для архивного хранения

6. Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения

7. Требования к установленным нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения

8. Требования законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

9. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Проверка штатного функционирования сканирующего оборудования для архивного хранения

2. Укладка документов в технологические конверты для архивного хранения

3. Укладка документов в сканер

4. Контроль работы сканирующего оборудования

5. Повторное сканирование документов при сбое в работе сканирующего оборудования

6. Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

7. Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

8. Изъятие документов из сканера

Необходимые умения

1. Пользоваться персональным компьютером для сканирования документов

2. Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу

3. Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива

4. Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

Необходимые знания

1. Требования к качеству и результатам сканирования в системе электронного архива

2. Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

3. Сроки выполнения работ для архивного хранения

4. Требования к нормам выработки для архивного хранения

5. Требования охраны труда

6. Методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

7. Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Трудовые действия

1. Скрепление документов скрепками, скобами

2. Вложение документов в файлы

3. Фальцовка широкоформатных документов

4. Вложение документов в папки, скоросшиватели, коробки

5. Фиксация местонахождения документов в системе учета

6. Изъятие листов - разделителей из документов

7. Возврат документов структурным подразделениям (функциональному заказчику)

8. Передача документов в архив организации для хранения

9. Формирование акта или описи при передаче документов в архив организации для хранения

Необходимые умения

1. Организовывать процесс по возврату документов структурным подразделениям с подготовкой акта или описи

2. Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными

3. Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации

4. Приводить документы в первоначальное состояние, исключая возможности нанесения вреда бумажным оригиналам

Необходимые знания

1. Методические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и возврата в исходное состояние

2. Требования к проведению сверки наличия документов в момент передачи документов заказчику

3. Порядок учета фактического местонахождения документов

4. Технологии возврата документов в исходный вид для передачи документов заказчику

5. Установленные сроки выполнения работ для передачи документов заказчику

6. Требования к установленным нормам выработки передачи документов заказчику

7. Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

8. Требования охраны труда

Трудовые действия

1. Контроль соответствия результатов сканирования установленным требованиям или фактическому состоянию оригиналов документов в системе электронного архива

2. Удаление технологических и пустых листов

3. Повторное сканирование документов при несоответствии результата сканирования установленным требованиям к качеству в системе электронного архива

4. Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере в системе электронного архива

5. Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

Необходимые умения

1. Пользоваться персональным компьютером для сканирования документов в системе электронного архива

2. Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу

3. Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива

4. Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров

Необходимые знания

1. Требования к качеству и результатам сканирования

2. Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

3. Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения

4. Требования к нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения

5. Требования охраны труда

6. Подходы и методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

7. Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Трудовые действия

1. Увеличение яркости и контрастности графических образов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива

2. Удаление черных полей, вкраплений и элементов, не имеющих отношение к оригиналам документов в системе электронного архива

3. Выравнивание и довороты графических образов по горизонтали и вертикали в системе электронного архива

4. Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

5. Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

6. Приведение графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые умения

1. Пользоваться персональным компьютером и специализированным программным обеспечением, позволяющим осуществлять обработку графических образов документов в системе электронного архива

2. Сохранять графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения

3. Выполнять работы по приведению графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые знания

1. Требования к качеству и результатам обработки графических образов документов в системе электронного архива

2. Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива

3. Сроки выполнения работ по обработке графических образов документов в системе электронного архива

4. Требования к нормам выработки по обработке графических образов документов в системе электронного архива

5. Требования охраны труда

6. Методики обработки графических образов документов, выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров

7. Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации