Специалист по обеспечению деловых поездок и мероприятий организации (5 уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Прием заявок на заказ билетов в соответствии с заявленным маршрутом работника

2. Проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету

3. Построение оптимального маршрута с учетом времени на доставку до перевозчика, пересадку между маршрутами, дорожных факторов

4. Выбор наиболее выгодного поставщика услуги перевозки с учетом требований организации к перевозчикам

5. Оформление заказа на приобретение билетов, возврат билетов, обмен билетов

6. Подбор альтернативных вариантов маршрутов и перевозчиков в случае отсутствия билетов по первоначальному заказу, а также в случае невозможности воспользоваться уже оплаченным транспортом

7. Контроль оплаты заказанных билетов

8. Организация получения билетов и сопроводительных документов от контрагента

9. Подготовка для передачи работникам информации, касающейся поездки: маршрут следования, места регистрации, точек пересадок, условия и правила перевозки багажа

10. Организация перевозки работников из гостиницы или из согласованного с работником места его нахождения в аэропорт, на вокзал или в условленное место, а также в обратном направлении

11. Реализация мер по сохранению и нераспространению персональных данных

Необходимые умения

1. Работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок

2. Оформлять покупку, обмен и возврат билетов, в том числе в онлайн-сервисах

3. Определять наиболее выгодные ценовые предложения

4. Разрабатывать оптимальные маршруты от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах

5. Работать с заключенными договорами на оказание услуг перевозки и продажи билетов

6. Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора

7. Использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов

8. Составлять, систематизировать и актуализировать базу перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов

9. Формулировать потребности в тех или иных услугах по перевозке работников, а также излагать их описание в письменной форме

10. Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки

11. Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состоянии рынка услуг по перевозке пассажиров

12. Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику

13. Использовать средства коммуникации

14. Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета

Необходимые знания

1. Правила организации пассажирских перевозок

2. Рынок перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов

3. Порядок оформления заказов у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов

4. Основные условия заключенных договоров по организации перевозок работников

5. Санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг

6. Стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг

7. Структура и принципы организации документооборота

8. Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы, правила и условия организации поездок работников

9. Законодательство Российской Федерации в области закупочной деятельности, делопроизводства, организации пассажирских перевозок и оказания услуг пассажирских перевозок, защиты прав потребителя, сохранения персональных данных в рамках выполняемых трудовых функций

10. Базовые основы информатики

11. Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств

12. Правила деловой переписки

13. Правила делового этикета

14. Структура организации

Трудовые действия

1. Прием заявок на бронирование проживания от работников организации

2. Проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету

3. Выбор наиболее выгодного поставщика услуги для размещения и проживания с учетом требований организации к местам размещения во время поездок

4. Оформление заказа на бронирование мест проживания, отказ от бронирования или организации замены номеров

5. Подбор альтернативных вариантов размещения в случае невозможности использования ранее забронированного варианта

6. Оформление заказа на предоставление питания в местах проживания и контроль его исполнения

7. Контроль соответствия заявленных поставщиком условий проживания фактическому состоянию

8. Контроль оплаты услуг проживания

9. Подготовка для передачи работникам или прибывающей стороне информации, касающейся проживания: место проживания, расположение, условия проживания

10. Организация получения первичных отчетных документов

11. Реализация мер по сохранению и нераспространению персональных данных

Необходимые умения

1. Работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации

2. Формировать единый заказ на базе нескольких заявок

3. Оформлять запросы на бронирование, отказ от брони и замену гостиничных номеров и мест проживания, в том числе в онлайн сервисах

4. Определять наиболее выгодные ценовые предложения

5. Работать с заключенными договорами на оказание услуг проживания

6. Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора

7. Использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов

8. Составлять, систематизировать и актуализировать базу гостиниц, хостелов, поставщиков услуг проживания

9. Формулировать потребности в тех или иных услугах по проживанию работников, а также излагать их описание в письменной форме

10. Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки с целью обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации

11. Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка услуг проживания

12. Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику

13. Использовать средства коммуникации

14. Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета

Необходимые знания

1. Системы классификации гостиниц

2. Рынок гостиничных услуг

3. Порядок и алгоритм оформления заказов на проживание

4. Основные условия заключенных договоров на предоставление услуг проживания

5. Правила деловой переписки

6. Правила делового этикета

7. Структура и принципы организации документооборота

8. Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы, правила и условия организации поездок работников

9. Законодательство Российской Федерации в области организации пассажирских перевозок и оказания услуг пассажирских перевозок, закупочной деятельности, делопроизводства, защиты прав потребителя, сохранения персональных данных в рамках выполняемых трудовых функций

10. Базовые основы информатики

11. Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств

12. Структура организации

Трудовые действия

1. Получение от работников данных, документов и фотографий, необходимых для оформления визы

2. Подготовка и оформление пакета документов в соответствии с требованиями страны посещения для получения визы

3. Подача документов в соответствии с требованиями на получение визы в визовые центры, отделы посольств и специальные службы стран

4. Отслеживание процедуры оформления виз, контроль срока выдачи паспортов с визой

5. Оказание содействия в оформлении заграничного паспорта работникам для поездки в интересах организации

6. Оформление страховых полисов для выезжающих за рубеж

7. Взаимодействие со страховыми организациями при наступлении страхового случая

8. Организация оплаты обязательных платежей для получения виз и приглашений

9. Подготовка для передачи работникам или прибывающей стороне информации, касающейся нахождения в стране пребывания: сроки действия визы, условия прохождения таможенного контроля, действия в случае нарушения визового режима, а также информация об особых условиях пребывания в посещаемой стране

10. Оформление документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку

11. Проверка правильности заполнения и оформления документов по прибытии работника

12. Реализация мер по сохранению и нераспространению персональных данных

Необходимые умения

1. Оформлять заявления и анкеты на получение визы

2. Работать с заключенными договорами на оказание услуг по оформлению виз

3. Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора

4. Использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов

5. Составлять и оформлять документы, подтверждающие, разрешающие или сопровождающие поездку

6. Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков услуг по оформлению виз

7. Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику

8. Использовать средства коммуникации

9. Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета

Необходимые знания

1. Порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку

2. Рынок услуг по оформлению и оказанию содействия в получении виз и туристических услуг

3. Основные условия заключенных договоров на оказание услуг по оформлению виз

4. Правила деловой переписки

5. Правила делового этикета

6. Структура и принципы организации документооборота

7. Локальные нормативные акты организации, регламентирующие нормы, правила и условия организации поездок работников

8. Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных, организации выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, оформления заграничных паспортов, консульских соглашений и документов, регламентирующих выдачу виз, делопроизводство, защиту прав потребителя, сохранение персональных данных в рамках выполняемых трудовых функций

9. Базовые основы информатики

10. Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств

11. Структура организации

Трудовые действия

1. Мониторинг рынка товаров и услуг, с целью обеспечения деловых поездок, корпоративных и деловых мероприятий

2. Подготовка пакета документов для процедуры выбора поставщика

3. Заключение договоров на поставку товаров и услуг, с целью обеспечения деловых поездок, корпоративных и деловых мероприятий

4. Ведение реестра договоров на поставку товаров и оказание услуг

5. Ведение базы поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки, корпоративные и деловые мероприятия

6. Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат

7. Ведение работы с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров

8. Оформление отчетных документов для поставщиков и подразделений бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации

9. Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров

10. Составление планов поездок, сводных учетных и отчетных документов о поездках и деловых мероприятиях

Необходимые умения

1. Определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации

2. Определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг

3. Организовывать процедуру закупки товаров или услуг для организации деловых поездок, обеспечения корпоративных и деловых мероприятий

4. Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки

5. Составлять и оформлять договоры на организацию деловых поездок, обеспечения корпоративных и деловых мероприятий

6. Формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме

7. Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора

8. Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о поездках и деловых мероприятиях, состоянии рынка товаров и услуг

9. Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг

10. Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику

11. Использовать средства коммуникации

12. Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета

Необходимые знания

1. Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки

2. Ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки

3. Рынок поставщиков товаров и услуг по организации и сопровождению корпоративных мероприятий

4. Ценовая политика поставщиков товаров и услуг по организации и сопровождению корпоративных мероприятий

5. Принцип, алгоритм и этапы проведения закупок

6. Основы договорной работы

7. Порядок заключения договоров

8. Правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий

9. Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования, регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка, организации выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, оформления заграничных паспортов, консульских соглашений и документов, регламентирующих выдачу виз, защиту прав потребителя, сохранение персональных данных, проведение культурно-массовых мероприятий в рамках выполняемых трудовых функций

10. Санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг

11. Стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг

12. Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности

13. Структура и принципы организации документооборота

14. Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними

15. Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств

16. Правила деловой переписки

17. Правила делового этикета

18. Структура организации

Трудовые действия

1. Бронирование мест проведения мероприятий

2. Контроль качества оформления и декорирования мест проведения мероприятий

3. Комплектация мебелью и оборудованием мест проведения мероприятий

4. Организация технического сопровождения мероприятий в соответствии с выбранной концепцией

5. Оформление заказа на переводчика для иностранных гостей организации

6. Составление плана прибытия и отъезда гостей в соответствии с планом проведения мероприятий

7. Бронирование парковочных мест в соответствии с техническими возможностями места проведения мероприятий

8. Организация питания во время проведения мероприятия

9. Организация изготовления раздаточных материалов, информационных табло, навигационных указателей

10. Формирование заявки для изготовления и закупки сувенирной и подарочной продукции, в том числе с атрибутами товарной марки организации

11. Проведение анализа соответствия планируемого мероприятия внутренним нормам и регламентам, а также запланированному бюджету

Необходимые умения

1. Оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников

2. Обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия

3. Выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей

4. Определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации

5. Определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг

6. Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки

7. Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора

8. Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о поездках и деловых мероприятиях, состоянии рынка товаров и услуг

9. Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг

10. Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику

11. Использовать средства коммуникации

12. Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета

Необходимые знания

1. Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые и корпоративные мероприятия

2. Ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые и корпоративные мероприятия

3. Принцип, алгоритм и этапы проведения закупок

4. Основы договорной работы

5. Порядок заключения договоров

6. Правила организации корпоративных мероприятий

7. Основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации корпоративных мероприятий

8. Правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий

9. Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка, защиты прав потребителя, проведения культурно-массовых мероприятий, закупочной деятельности, делопроизводства в рамках выполняемых трудовых функций

10. Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности

11. Структура и принципы организации документооборота

12. Базовые основы информатики

13. Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств

14. Правила деловой переписки

15. Правила делового этикета

16. Структура организации

17. Даты и события, имеющие значение для организации