Документовед (6-й уровень квалификации)

Трудовые действия

1. Проведение анализа локальных нормативных актов организации для определения их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации в области управления документами организации

2. Подготовка проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации

3. Актуализация систем классификации и идентификации документов организации

4. Совершенствование схем маршрутизации документопотоков организации

5. Формирование предложений по совершенствованию локальных нормативных актов по управлению документами организации

6. Консультирование работников организации по вопросам управления документами, закрепленными в локальных нормативных актах организации

7. Оказание методической помощи работникам организации по работе с распорядительными документами

8. Представление проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации на согласование руководству подразделения по управлению документами и экспертной комиссии организации

Необходимые умения

1. Пользоваться поисковыми системами, информационными ресурсами, базами данных в области управления документами организации

2. Классифицировать информацию в соответствии с задачами управления документами организации

3. Разрабатывать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по управлению документами

4. Соблюдать нормы этики делового общения

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации

3. Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации

4. Локальные нормативные акты организации

5. Функции, полномочия и ответственность структурных подразделений организации

6. Правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения в области управления документами организации

7. Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации

8. Регламентация делопроизводственных процессов

9. Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Разработка унифицированных форм документов, используемых в области управления документами организации

2. Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в деятельности организации

3. Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации

4. Разработка электронных бланков и электронных шаблонов документов для использования и размещения в системе электронного документооборота организации

5. Контроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов в области управления документами организации

6. Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деятельностью

7. Контроль перевода в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации

Необходимые умения

1. Работать с шаблонами документов в информационной системе организации

2. Работать с электронными бланками документов

3. Разрабатывать электронные бланки и электронные шаблоны документов

4. Разрабатывать требования к информации и данным, включаемым в документы организации

5. Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации

6. Использовать офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации

2. Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации

3. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации

4. Правила составления различных видов документов

5. Общие требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документации

6. Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

7. Порядок функционирования информационных систем в области управления документами организации

8. Структура организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами

9. Видовой состав документов организации

10. Правила составления текстов документов организации

11. Принципы и методы упорядочения состава документов организации и их данных

12. Критерии оценки качества создаваемой документации

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации

2. Ведение регистрационных и учетных форм документов организации

3. Осуществление внутреннего контроля передачи документов между уровнями управления и исполнителями в организации

4. Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации

5. Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации

6. Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации

7. Подготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота организации

8. Разработка технологии работы с конфиденциальными документами

9. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации

Необходимые умения

1. Создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации

2. Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в области управления документами организации

3. Вести учет и анализ объема документооборота организации в соответствие с инструкцией по делопроизводству организации

4. Готовить предложения по формированию параметров работы системы электронного документооборота организации

5. Организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов документов

6. Создавать базы данных по документам о деятельности организации и осуществлять контроль их ведения

7. Создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации

2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации

3. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации

4. Локальные нормативные акты организации

5. Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами

6. Функции, полномочия и ответственность руководства организации и ее структурных подразделений

7. Функциональные особенности системы электронного документооборота организации

8. Порядок и содержание процедур по работе с документами организации и их данными

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Проведение анализа действующей системы управления документами организации для определения задач по ее автоматизации, модернизации, цифровой трансформации

2. Подготовка технического задания на внедрение отечественной системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций

3. Разработка блок-схем, описывающих бизнес-процессы организации, процессы и процедуры по управлению документами организации

4. Классификация, индексирование документов и их данных, необходимых для осуществления процессов создания и ввода в систему электронного документооборота

5. Внесение предложений по критериям выбора отечественной системы электронного документооборота для организации

6. Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике системы управления документами организации

7. Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации

Необходимые умения

1. Производить обработку документов и данных: регистрацию, систематизацию, использование, хранение, уничтожение

2. Применять методологию организационного проектирования при анализе системы управления документами

3. Представлять результаты анализа процессов управления документами организации в графическом виде

4. Выявлять приоритетные направления автоматизации управления документами в организации

5. Применять систему электронного документооборота для выполнения делопроизводственных операций

6. Оценивать эффективность мероприятий по автоматизации управления документами в организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2. Международные и национальные стандарты в области управления документами

3. Способы систематизации данных о деятельности организации

4. Принципы формирования процессов организации

5. Методы исследования, анализа, проектирования и развития системы управления документами в организации

6. Программные продукты по автоматизации управления документами в организации

7. Функциональные особенности различных отечественных систем электронного документооборота, используемых в области управления документами организации

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Формирование требований к информационно-поисковым системам структурированных данных документированных сфер деятельности организации

2. Формирование и ведение баз данных о деятельности организации

3. Формирование требований к разграничению уровней доступа работников к данным о деятельности организации в соответствии с выполняемыми ими функциями

4. Предоставление доступа к структурированным данным документированных сфер деятельности организации

5. Разработка форм представления информации о деятельности организации

6. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам управления документами в организации

7. Поиск и предоставление информации о структурированных данных документированных сфер деятельности организации по запросам работников организации

Необходимые умения

1. Работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора

2. Подбирать, систематизировать и классифицировать структурированные данные документированных сфер деятельности организации по определенным критериям

3. Создавать, администрировать и использовать документы и их данные в различных областях деятельности

4. Оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями

5. Работать с электронными базами данных и системой электронного документооборота организации

Необходимые знания

1. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации

2. Правила, порядок формирования и учета баз данных организации

3. Особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации

4. Порядок доступа к различным категориям информации в организации

5. Способы получения информации из различных источников

6. Формы представления информации и их особенности

7. Правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок

8. Технология работы с документами и информацией ограниченного доступа

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Постановка документов и поручений руководства организации на контроль

2. Осуществление внутреннего контроля исполнения документов организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения

3. Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах

4. Мониторинг хода исполнения и статуса документов в процессе работы с ними в организации

5. Разработка требований к протоколам контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации

6. Корректировка сроков исполнения документов в организации

7. Снятие документов и поручений руководства организации с контроля

8. Подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации

Необходимые умения

1. Вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации в соответствие с нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией руководителя

2. Анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации

3. Разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения

4. Определять виды и порядок контроля исполнительской дисциплины в организации

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов

2. Порядок определения сроков исполнения документов в организации

3. Методики ведения контроля исполнения документов

4. Порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму

5. Технологические этапы работы с различными категориями документов организации

6. Порядок исполнения документов в организации

7. Условия снятия документа с контроля в организации

Дополнительные сведения

1. -

Трудовые действия

1. Контроль комплектования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации

2. Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам и базам данных, хранящимся и ведущимся в подразделениях организации

3. Составление, ведение номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней

4. Проверка данных о сохранности созданных в организации документов на различных носителях

5. Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата

6. Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации

7. Предоставление документов или их скан-копий для ответов на запросы подразделений организации и федеральных органов исполнительной власти

8. Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение

Необходимые умения

1. Применять номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации, итоговые записи к ним

2. Настраивать параметры разделов номенклатуры дел в системе электронного документооборота организации

3. Систематизировать документы и информацию баз данных, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации

4. Осуществлять поиск документов и их данных в процессе текущего хранения в организации

5. Осуществлять методическое руководство организацией хранения документов и баз данных в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь

6. Контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации

7. Контролировать архивирование баз данных структурных подразделений организации

8. Подготавливать описи документов и данных, передаваемых в архив организации или архивируемых на носители

9. Производить экспертизу ценности документов организации и их данных, определять сроки хранения

10. Обеспечивать защиту документов и данных организации от несанкционированного доступа или уничтожения

Необходимые знания

1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, архивного дела

2. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела

3. Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами, учетной политикой

4. Порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их данных, подготовки к передаче в архив организации или архивированию на носителях

5. Методика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота

6. Правила систематизации и классификации документов, кодирования информации

7. Особенности хранения электронных документов

8. Критерии определения ценности документов и их данных для отбора на дальнейшее хранение или уничтожение

Дополнительные сведения

1. -