Документовед (6-й уровень квалификации)

Трудовые действия

1 . Проведение анализа локальных нормативных актов организации для определения их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации в области управления документами организации

2 . Подготовка проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации

3 . Актуализация систем классификации и идентификации документов организации

4 . Совершенствование схем маршрутизации документопотоков организации

5 . Формирование предложений по совершенствованию локальных нормативных актов по управлению документами организации

6 . Консультирование работников организации по вопросам управления документами, закрепленными в локальных нормативных актах организации

7 . Оказание методической помощи работникам организации по работе с распорядительными документами

8 . Представление проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации на согласование руководству подразделения по управлению документами и экспертной комиссии организации

Необходимые умения

1 . Пользоваться поисковыми системами, информационными ресурсами, базами данных в области управления документами организации

2 . Классифицировать информацию в соответствии с задачами управления документами организации

3 . Разрабатывать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по управлению документами

4 . Соблюдать нормы этики делового общения

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации

2 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации

3 . Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации

4 . Локальные нормативные акты организации

5 . Функции, полномочия и ответственность структурных подразделений организации

6 . Правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения в области управления документами организации

7 . Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации

8 . Регламентация делопроизводственных процессов

9 . Требования охраны труда

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Разработка унифицированных форм документов, используемых в области управления документами организации

2 . Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в деятельности организации

3 . Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации

4 . Разработка электронных бланков и электронных шаблонов документов для использования и размещения в системе электронного документооборота организации

5 . Контроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов в области управления документами организации

6 . Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деятельностью

7 . Контроль перевода в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации

Необходимые умения

1 . Работать с шаблонами документов в информационной системе организации

2 . Работать с электронными бланками документов

3 . Разрабатывать электронные бланки и электронные шаблоны документов

4 . Разрабатывать требования к информации и данным, включаемым в документы организации

5 . Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации

6 . Использовать офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации

2 . Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации

3 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации

4 . Правила составления различных видов документов

5 . Общие требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документации

6 . Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

7 . Порядок функционирования информационных систем в области управления документами организации

8 . Структура организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами

9 . Видовой состав документов организации

10 . Правила составления текстов документов организации

11 . Принципы и методы упорядочения состава документов организации и их данных

12 . Критерии оценки качества создаваемой документации

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации

2 . Ведение регистрационных и учетных форм документов организации

3 . Осуществление внутреннего контроля передачи документов между уровнями управления и исполнителями в организации

4 . Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации

5 . Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации

6 . Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации

7 . Подготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота организации

8 . Разработка технологии работы с конфиденциальными документами

9 . Разработка технологии работы с документами и информацией в организации

Необходимые умения

1 . Создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации

2 . Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в области управления документами организации

3 . Вести учет и анализ объема документооборота организации в соответствие с инструкцией по делопроизводству организации

4 . Готовить предложения по формированию параметров работы системы электронного документооборота организации

5 . Организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов документов

6 . Создавать базы данных по документам о деятельности организации и осуществлять контроль их ведения

7 . Создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации

2 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации

3 . Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации

4 . Локальные нормативные акты организации

5 . Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами

6 . Функции, полномочия и ответственность руководства организации и ее структурных подразделений

7 . Функциональные особенности системы электронного документооборота организации

8 . Порядок и содержание процедур по работе с документами организации и их данными

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Проведение анализа действующей системы управления документами организации для определения задач по ее автоматизации, модернизации, цифровой трансформации

2 . Подготовка технического задания на внедрение отечественной системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций

3 . Разработка блок-схем, описывающих бизнес-процессы организации, процессы и процедуры по управлению документами организации

4 . Классификация, индексирование документов и их данных, необходимых для осуществления процессов создания и ввода в систему электронного документооборота

5 . Внесение предложений по критериям выбора отечественной системы электронного документооборота для организации

6 . Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике системы управления документами организации

7 . Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации

Необходимые умения

1 . Производить обработку документов и данных: регистрацию, систематизацию, использование, хранение, уничтожение

2 . Применять методологию организационного проектирования при анализе системы управления документами

3 . Представлять результаты анализа процессов управления документами организации в графическом виде

4 . Выявлять приоритетные направления автоматизации управления документами в организации

5 . Применять систему электронного документооборота для выполнения делопроизводственных операций

6 . Оценивать эффективность мероприятий по автоматизации управления документами в организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации

2 . Международные и национальные стандарты в области управления документами

3 . Способы систематизации данных о деятельности организации

4 . Принципы формирования процессов организации

5 . Методы исследования, анализа, проектирования и развития системы управления документами в организации

6 . Программные продукты по автоматизации управления документами в организации

7 . Функциональные особенности различных отечественных систем электронного документооборота, используемых в области управления документами организации

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Формирование требований к информационно-поисковым системам структурированных данных документированных сфер деятельности организации

2 . Формирование и ведение баз данных о деятельности организации

3 . Формирование требований к разграничению уровней доступа работников к данным о деятельности организации в соответствии с выполняемыми ими функциями

4 . Предоставление доступа к структурированным данным документированных сфер деятельности организации

5 . Разработка форм представления информации о деятельности организации

6 . Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам управления документами в организации

7 . Поиск и предоставление информации о структурированных данных документированных сфер деятельности организации по запросам работников организации

Необходимые умения

1 . Работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора

2 . Подбирать, систематизировать и классифицировать структурированные данные документированных сфер деятельности организации по определенным критериям

3 . Создавать, администрировать и использовать документы и их данные в различных областях деятельности

4 . Оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями

5 . Работать с электронными базами данных и системой электронного документооборота организации

Необходимые знания

1 . Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации

2 . Правила, порядок формирования и учета баз данных организации

3 . Особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации

4 . Порядок доступа к различным категориям информации в организации

5 . Способы получения информации из различных источников

6 . Формы представления информации и их особенности

7 . Правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок

8 . Технология работы с документами и информацией ограниченного доступа

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Постановка документов и поручений руководства организации на контроль

2 . Осуществление внутреннего контроля исполнения документов организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения

3 . Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах

4 . Мониторинг хода исполнения и статуса документов в процессе работы с ними в организации

5 . Разработка требований к протоколам контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации

6 . Корректировка сроков исполнения документов в организации

7 . Снятие документов и поручений руководства организации с контроля

8 . Подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации

Необходимые умения

1 . Вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации в соответствие с нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией руководителя

2 . Анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации

3 . Разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения

4 . Определять виды и порядок контроля исполнительской дисциплины в организации

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов

2 . Порядок определения сроков исполнения документов в организации

3 . Методики ведения контроля исполнения документов

4 . Порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму

5 . Технологические этапы работы с различными категориями документов организации

6 . Порядок исполнения документов в организации

7 . Условия снятия документа с контроля в организации

Дополнительные сведения

1 . -

Трудовые действия

1 . Контроль комплектования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации

2 . Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам и базам данных, хранящимся и ведущимся в подразделениях организации

3 . Составление, ведение номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней

4 . Проверка данных о сохранности созданных в организации документов на различных носителях

5 . Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата

6 . Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации

7 . Предоставление документов или их скан-копий для ответов на запросы подразделений организации и федеральных органов исполнительной власти

8 . Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение

Необходимые умения

1 . Применять номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации, итоговые записи к ним

2 . Настраивать параметры разделов номенклатуры дел в системе электронного документооборота организации

3 . Систематизировать документы и информацию баз данных, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации

4 . Осуществлять поиск документов и их данных в процессе текущего хранения в организации

5 . Осуществлять методическое руководство организацией хранения документов и баз данных в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь

6 . Контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации

7 . Контролировать архивирование баз данных структурных подразделений организации

8 . Подготавливать описи документов и данных, передаваемых в архив организации или архивируемых на носители

9 . Производить экспертизу ценности документов организации и их данных, определять сроки хранения

10 . Обеспечивать защиту документов и данных организации от несанкционированного доступа или уничтожения

Необходимые знания

1 . Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, архивного дела

2 . Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела

3 . Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами, учетной политикой

4 . Порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их данных, подготовки к передаче в архив организации или архивированию на носителях

5 . Методика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота

6 . Правила систематизации и классификации документов, кодирования информации

7 . Особенности хранения электронных документов

8 . Критерии определения ценности документов и их данных для отбора на дальнейшее хранение или уничтожение

Дополнительные сведения

1 . -