Документовед (6-й уровень квалификации)
6
Трудовые действия
1. Проведение анализа локальных нормативных актов организации для определения их соответствия нормативным правовым актам Российской Федерации в области управления документами организации
2. Подготовка проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации
3. Актуализация систем классификации и идентификации документов организации
4. Совершенствование схем маршрутизации документопотоков организации
5. Формирование предложений по совершенствованию локальных нормативных актов по управлению документами организации
6. Консультирование работников организации по вопросам управления документами, закрепленными в локальных нормативных актах организации
7. Оказание методической помощи работникам организации по работе с распорядительными документами
8. Представление проектов локальных нормативных актов организации в области управления документами организации на согласование руководству подразделения по управлению документами и экспертной комиссии организации
Необходимые умения
1. Пользоваться поисковыми системами, информационными ресурсами, базами данных в области управления документами организации
2. Классифицировать информацию в соответствии с задачами управления документами организации
3. Разрабатывать предложения по совершенствованию локальных нормативных актов организации по управлению документами
4. Соблюдать нормы этики делового общения
Необходимые знания
1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации
2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации
3. Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации
4. Локальные нормативные акты организации
5. Функции, полномочия и ответственность структурных подразделений организации
6. Правила и порядок составления и оформления локальных нормативных актов организации, регулирующих работу ее подразделения в области управления документами организации
7. Правила составления и оформления локальных нормативных актов, определяющих порядок работы с документами в организации
8. Регламентация делопроизводственных процессов
9. Требования охраны труда
Дополнительные сведения
1. -
Трудовые действия
1. Разработка унифицированных форм документов, используемых в области управления документами организации
2. Разработка проектов табеля и альбома унифицированных форм документов, используемых в деятельности организации
3. Подготовка предложений по технологии разработки проектов документов и ее закрепление в локальных нормативных актах организации
4. Разработка электронных бланков и электронных шаблонов документов для использования и размещения в системе электронного документооборота организации
5. Контроль соблюдения требований к подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов в области управления документами организации
6. Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деятельностью
7. Контроль перевода в электронный вид документов и документированной информации, создаваемой в организации
Необходимые умения
1. Работать с шаблонами документов в информационной системе организации
2. Работать с электронными бланками документов
3. Разрабатывать электронные бланки и электронные шаблоны документов
4. Разрабатывать требования к информации и данным, включаемым в документы организации
5. Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов и документированной информации организации
6. Использовать офисную технику в рамках своей профессиональной деятельности
Необходимые знания
1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации
2. Методические документы и национальные стандарты в области управления документами организации
3. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации
4. Правила составления различных видов документов
5. Общие требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документации
6. Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
7. Порядок функционирования информационных систем в области управления документами организации
8. Структура организации и порядок распределения полномочий в области создания документов между ее структурными подразделениями и должностными лицами
9. Видовой состав документов организации
10. Правила составления текстов документов организации
11. Принципы и методы упорядочения состава документов организации и их данных
12. Критерии оценки качества создаваемой документации
Дополнительные сведения
1. -
Трудовые действия
1. Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации
2. Ведение регистрационных и учетных форм документов организации
3. Осуществление внутреннего контроля передачи документов между уровнями управления и исполнителями в организации
4. Разработка предложений по порядку согласования и удостоверения документов в организации
5. Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации
6. Подготовка предложений по формированию маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации
7. Подготовка предложений по формированию функциональных требований системы электронного документооборота организации
8. Разработка технологии работы с конфиденциальными документами
9. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации
Необходимые умения
1. Создавать и использовать метаданные документов в процессе их движения и обработки в организации
2. Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов, используемых в области управления документами организации
3. Вести учет и анализ объема документооборота организации в соответствие с инструкцией по делопроизводству организации
4. Готовить предложения по формированию параметров работы системы электронного документооборота организации
5. Организовывать взаимодействие подразделений организации в процессе разработки и исполнения различных видов документов
6. Создавать базы данных по документам о деятельности организации и осуществлять контроль их ведения
7. Создавать систему индексации документов организации и использовать ее в информационно-справочных целях
Необходимые знания
1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами организации
2. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации
3. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации
4. Локальные нормативные акты организации
5. Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами
6. Функции, полномочия и ответственность руководства организации и ее структурных подразделений
7. Функциональные особенности системы электронного документооборота организации
8. Порядок и содержание процедур по работе с документами организации и их данными
Дополнительные сведения
1. -
Трудовые действия
1. Проведение анализа действующей системы управления документами организации для определения задач по ее автоматизации, модернизации, цифровой трансформации
2. Подготовка технического задания на внедрение отечественной системы электронного документооборота в организации в рамках своих компетенций
3. Разработка блок-схем, описывающих бизнес-процессы организации, процессы и процедуры по управлению документами организации
4. Классификация, индексирование документов и их данных, необходимых для осуществления процессов создания и ввода в систему электронного документооборота
5. Внесение предложений по критериям выбора отечественной системы электронного документооборота для организации
6. Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике системы управления документами организации
7. Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации
Необходимые умения
1. Производить обработку документов и данных: регистрацию, систематизацию, использование, хранение, уничтожение
2. Применять методологию организационного проектирования при анализе системы управления документами
3. Представлять результаты анализа процессов управления документами организации в графическом виде
4. Выявлять приоритетные направления автоматизации управления документами в организации
5. Применять систему электронного документооборота для выполнения делопроизводственных операций
6. Оценивать эффективность мероприятий по автоматизации управления документами в организации
Необходимые знания
1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, управления документами организации
2. Международные и национальные стандарты в области управления документами
3. Способы систематизации данных о деятельности организации
4. Принципы формирования процессов организации
5. Методы исследования, анализа, проектирования и развития системы управления документами в организации
6. Программные продукты по автоматизации управления документами в организации
7. Функциональные особенности различных отечественных систем электронного документооборота, используемых в области управления документами организации
Дополнительные сведения
1. -
Трудовые действия
1. Формирование требований к информационно-поисковым системам структурированных данных документированных сфер деятельности организации
2. Формирование и ведение баз данных о деятельности организации
3. Формирование требований к разграничению уровней доступа работников к данным о деятельности организации в соответствии с выполняемыми ими функциями
4. Предоставление доступа к структурированным данным документированных сфер деятельности организации
5. Разработка форм представления информации о деятельности организации
6. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам управления документами в организации
7. Поиск и предоставление информации о структурированных данных документированных сфер деятельности организации по запросам работников организации
Необходимые умения
1. Работать с источниками информации, выявлять критерии ее оценки и отбора
2. Подбирать, систематизировать и классифицировать структурированные данные документированных сфер деятельности организации по определенным критериям
3. Создавать, администрировать и использовать документы и их данные в различных областях деятельности
4. Оформлять информацию в наглядном систематизированном виде в соответствии с предъявляемыми требованиями
5. Работать с электронными базами данных и системой электронного документооборота организации
Необходимые знания
1. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документами и информацией в организации
2. Правила, порядок формирования и учета баз данных организации
3. Особенности функционирования справочно-информационных и информационно-поисковых систем организации
4. Порядок доступа к различным категориям информации в организации
5. Способы получения информации из различных источников
6. Формы представления информации и их особенности
7. Правила составления и оформления отчетов, обзоров, аналитических справок
8. Технология работы с документами и информацией ограниченного доступа
Дополнительные сведения
1. -
Трудовые действия
1. Постановка документов и поручений руководства организации на контроль
2. Осуществление внутреннего контроля исполнения документов организации несколькими исполнителями, установка очередности их исполнения
3. Контроль этапов выполнения решений или операций, зафиксированных в документах
4. Мониторинг хода исполнения и статуса документов в процессе работы с ними в организации
5. Разработка требований к протоколам контрольных записей об операциях, произведенных с документами в организации
6. Корректировка сроков исполнения документов в организации
7. Снятие документов и поручений руководства организации с контроля
8. Подготовка аналитических справок о состоянии исполнительской дисциплины в организации
Необходимые умения
1. Вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в контрольные картотеки и автоматизированные системы контроля организации в соответствие с нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией руководителя
2. Анализировать информацию о ходе и результатах исполнения документов в организации
3. Разрабатывать перечни документов организации с типовыми сроками их исполнения
4. Определять виды и порядок контроля исполнительской дисциплины в организации
Необходимые знания
1. Нормативные правовые акты Российской Федерации, устанавливающие типовые сроки исполнения документов
2. Порядок определения сроков исполнения документов в организации
3. Методики ведения контроля исполнения документов
4. Порядок внесения резолюций руководителя организации в регистрационную форму
5. Технологические этапы работы с различными категориями документов организации
6. Порядок исполнения документов в организации
7. Условия снятия документа с контроля в организации
Дополнительные сведения
1. -
Трудовые действия
1. Контроль комплектования документов в дела и организация их хранения в подразделениях организации
2. Контроль создания и ведения справочно-поисковых средств по документам и базам данных, хранящимся и ведущимся в подразделениях организации
3. Составление, ведение номенклатуры дел организации и итоговой записи к ней
4. Проверка данных о сохранности созданных в организации документов на различных носителях
5. Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата
6. Проведение экспертизы ценности документов в составе экспертной комиссии организации
7. Предоставление документов или их скан-копий для ответов на запросы подразделений организации и федеральных органов исполнительной власти
8. Подготовка документов для передачи в архив или на уничтожение
Необходимые умения
1. Применять номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел организации, итоговые записи к ним
2. Настраивать параметры разделов номенклатуры дел в системе электронного документооборота организации
3. Систематизировать документы и информацию баз данных, формировать дела в соответствии с номенклатурой дел организации
4. Осуществлять поиск документов и их данных в процессе текущего хранения в организации
5. Осуществлять методическое руководство организацией хранения документов и баз данных в структурных подразделениях организации, оказывать им практическую помощь
6. Контролировать формирование, хранение и передачу дел в архив организации
7. Контролировать архивирование баз данных структурных подразделений организации
8. Подготавливать описи документов и данных, передаваемых в архив организации или архивируемых на носители
9. Производить экспертизу ценности документов организации и их данных, определять сроки хранения
10. Обеспечивать защиту документов и данных организации от несанкционированного доступа или уничтожения
Необходимые знания
1. Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации, архивного дела
2. Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела
3. Правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами, учетной политикой
4. Порядок и содержание процедур организации оперативного хранения документов и их данных, подготовки к передаче в архив организации или архивированию на носителях
5. Методика разработки и ведения номенклатуры дел организации, в том числе в системе ее электронного документооборота
6. Правила систематизации и классификации документов, кодирования информации
7. Особенности хранения электронных документов
8. Критерии определения ценности документов и их данных для отбора на дальнейшее хранение или уничтожение
Дополнительные сведения
1. -
Деятельность по управлению документами в организациях любых организационно-правовых форм и форм собственности
Специалист по управлению документацией организации, утратил или утратит силу в ближайшее в время.
Приказ Минтруда России от 10.05.2017 № 416н
-
Документовед, ЕКС, раздел «Общеотраслевые квалификационныехарактеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях»
1. -
1. 1. Диплом о высшем образовании по направлению подготовки "Документоведение и архивоведение"
ИЛИ
1. 1. Диплом о высшем образовании
2. 2. Диплом о профессиональной переподготовке по профилю подтверждаемой квалификации
3 года
Text